Projekt logistyczny magazynu. Jak powstaje i co zawiera

Publikacje firmowe

Brak wolnego miejsca w magazynie, zarówno w sensie ogólnym, jak i dotyczącym poszczególnych istotnych powierzchni takich jak: strefa przyjęcia dostaw, strefa zasobowa, obszar kompletacji, pakowania, spedycji czy zwrotów, jest jednym z częstszych powodów rozpoczęcia planowania budowy bądź wynajmu nowego magazynu. Część świadomych klientów myśląc o nowej powierzchni i trafiając do któregoś z doradców logistycznych zazwyczaj zadaje sobie pytanie: Dlaczego firma chwaląca się projektowaniem magazynów nie ma w zespole ani jednego architekta? Spróbuję wytłumaczyć różnice między projektem logistycznym a architektonicznym.

W tym wpisie poruszane są następujące tematy:
Brak miejsca w magazynie
Kiedy rozpocząć projekt?
Prognoza rozwoju firmy
Koncepcja magazynu
Layout magazynu
Podsumowanie

Brak miejsca w magazynie

Jest wiele objawów tego, że w magazynie zaczyna brakować miejsca. „Klasycznym” widokiem przepełnionego magazynu są zastawione alejki komunikacyjne: Bo magazyn nie jest z gumy a palety z towarem gdzieś przecież trzeba postawić. Skutkiem przepełnienia jest spadek wydajności działań operacyjnych. Jedną z przyczyn spadku wydajności jest to, że operacje związane z przemieszczaniem towaru wymagają pokonywania coraz dłuższych tras lub omijania przeszkód znajdujących się na pokonywanej trasie. Dodatkowo, w obszarze zarządzania zapasami, trudniej jest zrealizować rozkład towaru wg klasyfikacji ABC. Częstokroć towary najszybciej rotujące (typu A), które powinny być umieszczane tak, by generować najkrótsze czasy dostępu nie mogą być przechowywane w przeznaczonych dla nich strefach z ponieważ brakuje tam miejsca na ich składowanie. Przechowuje się więc je coraz dalej (od wyróżnionego punktu np. miejsca pakowania czy spedycji), co wydłuża czas dostępu do często pobieranych produktów i w konsekwencji pogarsza wydajność procesu kompletacji.

Dość ciekawym zjawiskiem związanym z brakiem miejsca jest to, że spowolnienie pracy pojawia się wcześniej niż w momencie, w którym ilość składowanego towaru dochodzi do nominalnej pojemności magazynu (a nawet ją przekracza). Na podstawie obserwacji działania procesów logistycznych można wnosić, że po przekroczeniu wykorzystania miejsca składowania na poziomie 85-90% pojemności nominalnej procesy przestają być optymalne i wskaźniki wydajności zaczynają się pogarszać. Często obok wskaźników wydajności w tym samym czasie zaczynają pogarszać się również wskaźniki jakościowe np. OTIF określający jakość obsługi klientów.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że część firm trafiających do nas z deklaracją, że chcą budować nowy magazyn pojawia się z tą potrzebą przedwcześnie. Często wystarcza porządne „posprzątanie” dotychczasowej lokalizacji i wdrożenie procedur ciągłej kontroli nierotującego (zalegającego) towaru do tego, aby uwolnić wystarczającą do odzyskania właściwych wskaźników wydajności ilość wolnego miejsca (ale to temat na inny wpis). Niestety, wiele firm trafia do nas jednak zbyt późno, gdy okazuje się, że nowa powierzchnia potrzebna jest „natychmiast”, a jak wiadomo termin ten w żaden sposób nie jest adekwatny do czasu budowy czy choćby wynajęcia nowej powierzchni.

Kiedy rozpocząć projekt?

Jak wspomniałem powyżej, potencjalni klienci zainteresowani budową magazynu trafiają do firm doradczych zbyt wcześnie (wtedy, gdy problem da się zażegnać innymi metodami) bądź zbyt późno (gdy jego przepełnienie jest tak duże, że wdrożenie planu ratunkowego przypomina gaszenie pożaru na stacji benzynowej). Oczywiście znacznie lepiej jest, żeby rozważania o (budowie) dodatkowej powierzchni magazynowej rozpoczęły się za wcześnie niż za późno. O terminie rozpoczęcia prac może zadecydować też audyt logistyczny.

Najistotniejsze jednak jest to, żeby decyzja o zleceniu projektu logistycznego zapadła przed rozmowami z firmą architektoniczną. Optymalnym jest ten moment rozważań, w którym pada pytanie: gdzie tak właściwie powinien zostać zbudowany czy wynajęty nowy magazyn? Pytanie „gdzie” jest wbrew pozorom bardzo trudne. Czynników decydujących o wyborze docelowej lokalizacji jest bardzo dużo i nie zawsze racjonalne aspekty logistyczne mają największą wagę. Jednym z czynników mających ostatnio duży wpływ na wybór lokalizacji jest zapewnienie dostępności pracowników. Co z tego, że dla dystrybucji towarów na terenie Polski najlepiej byłoby umieścić centrum dystrybucyjne w samym centrum kraju na zbiegu dwóch autostrad, czyli w Strykowie, skoro coraz trudniej znaleźć tam pracowników?

A tak przy okazji drobna dygresja: doświadczenie mówi, że mimo pewnych przyzwyczajeń biuro handlowe nie zawsze musi się znajdować w tym samym budynku, w którym przechowujemy swój towar. Często przesadnie mocne przekonanie o konieczności ścisłego powiązania obu lokalizacji dodatkowo utrudnia podjęcie prawidłowej decyzji.

Wracając do rozważań: kiedy zaczynać współpracę z firmą doradczą spróbuję wytłumaczyć, czemu najpierw należy porozmawiać z doradcą logistycznym a dopiero potem z biurem architektonicznym. W naszym kilkunastoletnim doświadczeniu nie raz mieliśmy do czynienia z sytuacją, w której biuro architektoniczne (w dobrej wierze) rozpoczęło projektowanie budynku, po czym okazywało się, że ścieżki komunikacyjne na działce, parkingi dla samochodów ciężarowych, czy bramy we/wy usytuowano w taki sposób, że zaprojektowanie optymalnych procesów logistyki wewnątrzmagazynowej stało się znacznie utrudnione, bądź wręcz niemal niemożliwe. Niejednokrotnie okazywało się, że to, co dałoby się zrobić bezkosztowo na etapie projektu architektonicznego (np. inny kształt bryły czy położenie bram) w przypadku konieczności dopasowania się do już istniejącego projektu architektonicznego ogranicza możliwości optymalnego zagospodarowania wnętrza. Warto przy tym pamiętać, że nawet w przypadku rozmów z deweloperem budującym magazyny na wynajem warto projekt logistyczny zrobić wcześniej. Koszt wzmocnienia podłogi pod potrzeby antresoli (mezzanine) czy instalacji szyn pod regały przesuwne zgłoszony wykonawcy odpowiednio wcześnie jest znacznie mniejszy, niż zgłoszenie tego nawet jeszcze przed fizyczną wylewką podłogi, ale wtedy, gdy już jej projekt został ostatecznie zatwierdzony.

Prognoza rozwoju firmy

Pierwszym etapem projektu logistycznego magazynu (przynajmniej w naszym podejściu do tematu) jest analiza biznesowa działań firmy. Pamiętajmy o tym, że magazyn jest elementem wykonawczym (czasami wiodącym a czasami pobocznym) dla prowadzenia działalności przedsiębiorstwa i charakterystyka jego działania musi spełniać określone założenia biznesowe. Przykładowo: jeśli firma prowadzi działalność handlowo-dystrybucyjną to jednym z podstawowych parametrów mających ogromne przełożenie na przebieg procesów logistycznych jest oczekiwany czas dostawy do klienta. Zupełnie inaczej można zorganizować procesy magazynowe, gdy przyjmiemy biznesowe założenie dostaw w trybie D+1 (dostawa u klienta w następnym dniu po złożeniu zamówienia) a inaczej będzie wyglądać sytuacja w przypadku biznesowego założenia pracy w trybie D+2 (dostawa dwa dni robocze od złożenia zamówienia) Pójdźmy dalej: inaczej zorganizowane procesy pociągają za sobą konieczność innego zagospodarowania powierzchni oraz konieczność zastosowania innych środków technicznych i organizacyjnych.

Bardzo ważnym elementem rozpoznania potrzeb biznesowych jest dla nas analiza aktualnego przepływu towaru z uwzględnieniem jego charakterystyki (podziału na grupy asortymentowe) i w podziale na kanały dystrybucji (przynajmniej wyróżnienie obszaru B2B i B2C). I zawsze sugerujemy przeprowadzenie jej w pełnym zakresie to znaczy to znaczy prześledzenie tzw. obrotówki (dokumenty przyjęcia, wydania, zamówienia itp.) a nie bazowanie na wypełnionym szablonie kilkunastu zgrupowanych danych liczbowych w tabelce Excelowej. Oczywiście mówimy o analizie danych logistycznych, czyli bez danych o cenach czy nazwach klientów. Dlaczego przywiązujemy bardzo dużą wagę do tego etapu projektowego? Z dwóch powodów: po pierwsze wyniki widziane „naszymi oczami” konfrontujemy z postrzeganiem bieżącego biznesu przez Zleceniodawcę (i zaskakująco często ta konfrontacja przynosi bardzo ciekawe wnioski), a po drugie analiza ta stanowi podstawę do kolejnego etapu projektu, czyli tzw. prognozy średnioterminowej.

Co to jest prognoza średnioterminowa? Jest to przeskalowanie obecnej struktury przepływu towarowego w perspektywie 3-5 lat do przodu. Inwestycja w magazyn to zazwyczaj inwestycja na okres kilkuletni i projektowanie potrzeb powinno uwzględniać (a przynajmniej próbować uwzględniać) to co może się zdarzyć w przeciągu tego okresu. I znów wracamy do założeń biznesowych. Jeśli firma będzie planowała zwiększony rozwój w danym kanale dystrybucji albo będzie planowała istotne zmiany w rodzaju czy szerokości asortymentu to takie informacje biznesowe mają ogromne przełożenie na to, jak zaprojektować magazyn w sensie procesów intralogistycznych.

Koncepcja magazynu

Na tej podstawie prognozy średnioterminowej (przedyskutowanej z Zarządem firmy, z uwzględnieniem wielu scenariuszy, w tym zaproponowanych przez nas) opracowujemy koncepcję działania nowego magazynu ze wstępnym projektem procesów, określeniem wielkości poszczególnych stref i wykorzystania środków technicznych. Najczęściej koncepcja ta zawiera również określenie możliwości rozwojowych (wieloetapowość budowy i potencjał przyszłej rozbudowy).

W obszarze koncepcji powinna pojawić się też decyzja, czy firma będzie sprzedawała towar, którego nie będzie w magazynie i będzie on dołączany do zamówień w modelu Just-In-Time z bezpośrednich dostaw od kontrahentów. Jeśli tak, to trzeba przewidzieć istnienie strefy cross-dock, która pozwoli na szybką obsługę towaru bez jego przejścia przez część zasobową bądź kompletacyjną magazynu.

Dopiero po określeniu potrzebnych do zaimplementowania w magazynie procesów i scenariuszy rozwojowych firmy pojawia się moment na współpracę z firmą architektoniczną, dla której opracowana wcześniej koncepcja powinna być podkładem projektowym do rozpoczęcia prac. Oczywiście architekci muszą przeprowadzić szereg prac narzuconych przez obowiązujące prawo budowlane (działania formalno-prawne, pozwolenie na budowę, mapy do celów projektowych, badania gruntowe itp.).

Layout magazynu

W ramach współpracy obu stron może w tym momencie powstać layout magazynu, zawierający projekt wielkości i ułożenia stref magazynowych (przyjęcie, cross-dock, zasób, kompletacja, strefa szybkiej rotacji, wydania i spedycja, obsługa zwrotów i reklamacji) wkomponowanych w bryłę zaproponowaną przez architektów oraz koncepcja wyposażenia poszczególnych stref w środki techniczne (magazynowe regały paletowe i półkowe, wózki widłowe manualne bądź autonomiczne AGV, system transportu wewnętrznego, automatyka magazynowa itp.), przebieg wewnętrznych dróg komunikacyjnych i umiejscowienie stanowisk pracy.

projekt logistyczny magazynu - layout

Koncepcja oprócz layoutu powinna zawierać również ogólny sposób działania włącznie z zaznaczeniem sposobu przepływu towaru. Ponadto: opis podstawowych procesów w poszczególnych strefach, lista procesów uzupełniających koniecznych do pracy magazynu oraz konieczne techniczne aspekty procesów (np. urządzenia mobilne, sieci WiFi itp.). Jeśli to zostało uzgodnione z inwestorem koncepcja może obejmować również wytyczne dla przyszłego systemu informatycznego (najczęściej WMS).

Trochę inaczej wygląda sytuacja w przypadku, gdy mamy „z góry” narzucone pewne ograniczenia dotyczące budynku. Najczęściej jest to sytuacja, gdy Inwestor będzie chciał zdecydować się na wynajem powierzchni w istniejącym już (bądź budowanym w parku logistycznym) magazynie. Wówczas analiza logistyczna musi objąć etap sprawdzenia czy sugerowana powierzchnia magazynowa (z narzuconą wysokością, ułożeniem bram, możliwością wynajmu powierzchni w określonych modułach i innymi technicznymi ograniczeniami) jest odpowiednia zarówno pod względem jej wielkości i charakterystyki do naszych potrzeb.

Podsumowanie

Projekt logistyczny magazynu pozwala uniknąć ryzyka błędnej inwestycji (budowy bądź wynajmu budynku o nieodpowiedniej wielkości) i uniknąć ryzyka wynikającego z braku elastyczności i skalowalności rozwiązania w przypadku niepewnych scenariuszy rozwojowych prowadzonego biznesu. Jest rzeczą naturalną, że projekt logistyczny musi być uzasadniony ekonomicznie to znaczy, że jeśli rozwiązanie zakłada drogie inwestycje sprzętowe typu automatyczny magazyn to musi zostać przeprowadzona, choćby zgrubnie, analiza opłacalności z określeniem wskaźników ROI (return on investment). Architektoniczny projekt bryły powinien być wykonywany w oparciu o założenia wynikające z projektu logistycznego. Bardzo często, ze względu na ograniczenia wynikające z wielkości działki, możliwości zabudowy itp. następuje etap prac wspólnych rewidujący pierwotne założenia projektu logistycznego. Natomiast podejście zakładające wykonanie projektu bryły magazynu i zagospodarowania przestrzeni wokół (drogi dojazdowe dla środków transportu) przed projektem logistycznym należy uznać za niewskazane.