Publikacje firmowe
Artykuł opisuje najważniejsze kwestie związane z przeniesieniem działalności operacyjnej do nowej lokalizacji bez strat w obszarze biznesu
Rozwój biznesowy firmy bardzo często wiąże się ze wzrostem strumienia przepływu towaru, który w bezpośredni sposób wpływa na pojawiające się coraz częściej problemy logistyczne, w szczególności związane z brakiem wolnego miejsca w magazynie zarówno pod potrzeby składowania jak i działalności operacyjnej takiej jak obsługa dostaw, kompletacji i komasacji towaru, działań dodatkowych VAS, pakowania czy wysyłki. Brak wolnego miejsca jest jednym z częstszych powodów rozpoczęcia planowania budowy bądź wynajmu nowego magazynu. Jego powstanie i uruchomienie składa się kilka kroków takich jak wybór nowej lokalizacji, projekt logistyczny procesów i infrastruktury, budowa (budynku i jego otoczenia), wyposażenie (regały, stanowiska pracy, czasem automatyka) i uruchomienie testowe (wstępne).
Ostatnim krokiem w tym ciągu jest przeprowadzka, czyli
Działanie to nie może być przeprowadzone w sposób spontaniczny, bez odpowiedniego przygotowania. Bez względu na to, czy procesy w nowej lokalizacji będą dokładnie odzwierciedlały te ze starej lokalizacji, czy też będą zaprojektowane od nowa należy pamiętać o tym, że w okresie przejściowym funkcjonowanie firmy nie będzie ani takie jak przed rozpoczęciem przenosin, ani takie jak po ich zakończeniu.
Sytuacja teoretyczna, która zdarza się bardzo rzadko, to taka, gdy firma posiada wystarczająco dużo zapasów, aby po podzieleniu ich na 2 części wystarczą one na obsługę wszystkich zamówień w dwóch lokalizacjach, ewentualnie przewiezienie całego zapasu może odbyć się bardzo szybko (powiedzmy w jeden weekend). W takim przypadku przewozimy umowną połowę zapasów do nowej lokalizacji obsługując zamówienia ze starego magazynu, a następnie przełączamy obsługę zamówień na nowy magazyn. Zakładamy, że umowna połowa zapasów wystarczy do obsługi zamówień przez okres przewożenia drugiej połowy do nowej lokalizacji, a następnie to co przewieziono wystarczy na obsługę zamówień z nowej lokalizacji (po przełączeniu obsługi zamówień), zanim dociągniemy resztę towarów do tej nowej lokalizacji.
W praktyce dużych firm takie przypadki się nie zdarzają się niemal nigdy. Należy więc zaplanować
W ramach podziału zamówień na dwie (a czasem więcej części) można wyróżnić dwa kanoniczne modele działania. Model zasobowy zakłada podział zamówień na bazie dostępności towarów. Zamówienia, które da się zrealizować z jednej lokalizacji są realizowane z tych lokalizacji. W przypadku podzielonych zasobów zamówienia kompletuje się w dwóch lokalizacjach (starej i nowej) i wysyła do klienta jako dwie osobne paczki bądź łączy się je w wytypowanej lokalizacji i wysyła łącznie. Obecnie pierwszy sposób działania jest znacznie bardziej popularny.
Drugi z klasycznych sposobów pracy to model kanałowo/asortymentowy. Podejście to zakłada systemowy podział zamówień według jednego bądź większej liczby kryteriów. Do kryteriów tych może należeć np. kanał dystrybucji (zamówienia e-commerce z jednego magazynu, hurtowe z innego), asortymentu (np. duże produkty z jednej lokalizacji małe z drugiej albo produkty z kolekcji bieżącej z jednej lokalizacji ze starych kolekcji z innej) bądź dowolny inny charakterystyczny dla danego biznesu. Podział taki pozwala na zmniejszenie wielkości zasobów niezbędnych do obsługi zamówień w całości z jednego magazynu tak, by ich relokacja możliwa była w wystarczająco krótkim czasie (niezauważalnym bądź akceptowalnym dla klienta).
Bez względu na wybrany model działania bardzo ważna jest
Warto przygotować klientów na zbliżające się przeniesienie magazynu i należy uwzględnić dwie kwestie. Pierwsza to ewentualne opóźnienia z realizacją zamówień, które mogą się pojawić w czasie przenosin oraz to, że realizacja tych zamówień może być podzielona. Istotną kwestią jest zadbanie o to, żeby nie naliczać klientom kosztów logistycznych związanych z dwoma wysyłkami, jeśli podział wynikał z przenosin, a standardowo klient płaci za każdą paczkę osobno.
Warto rozważyć też uprzedzenie klientów o potencjalnych utrudnieniach. Jednym ze sposobów na usprawnienie przeprowadzki jest wcześniejsze wprowadzenie atrakcyjnych ofert cenowych na towary wolno rotujące czy produkty mające w ofercie firmy wiele substytutów z dodatkową informacją, że produkty te będą niedostępne w czasie przeprowadzki bądź dostępne z bardzo wydłużonym czasem dostawy. Wiele zależy od charakteru prowadzonego biznesu, jednak nasze doświadczenie jako doradcy logistycznego, który wspierał wiele relokacji mówi, że można w ten sposób wyłączyć z obrotu do 25% produktów bez uszczerbku dla działalności bieżącej. Oczywiście wiele zależy od tego kiedy przenosi się magazyn, ale wybór terminu przeprowadzki jest jednym z istotniejszych kwestii. Generalnie należy pamiętać o tym, że w zmianę lokalizacji musi być zaangażowana cała firma, a nie tylko dział logistyki.
Na bazie uwagi związanej ze sprzedażą wyprzedzającą towarów, które wyłączy się z dostępności w czasie relokacji biznesu warto pamiętać o
Większość systemów wspierających zarządzanie zapasami bezproblemowo radzi sobie z tym, że towar znajduje się w większej liczbie lokalizacji lub w drodze między lokalizacjami. Warto jednak pamiętać o tym, że niektóre produkty (zwłaszcza te o największej rotacji i sprzedające się we wszystkich kanałach dystrybucji) mogą wymagać nieznacznego zwiększenia sumarycznego stanu w czasie przeprowadzki. Jednym z powodów jest to, że towary będą one niedostępne przynajmniej przez kilka godzin od chwili przygotowania ich do wysyłki (np. na skutek zabezpieczenia ich na czas przeprowadzki) do ponownego rozłożenia ich na regałach w nowym magazynie (udostępnienia do obrotu). Ten wzrost zapasów musi być przygotowany ręcznie poprzez powiększenie standardowego zapasu.
Inną kwestią jest właściwe zaplanowanie dostaw towarów, które są regularnie uzupełniane w magazynie. Warto zaplanować nowe dostawy w ten sposób, że już po rozruchu magazynu, ale jeszcze przed rozpoczęciem jego pełnego działania sprzedażowego, kierować je do nowego magazynu tak, aby w chwili startu obsługi zamówień towary były dostępne w obu lokalizacjach. Przy odpowiednio wysokiej rotacji może się okazać, że nie będzie konieczności przewożenia końcówek między lokalizacjami, gdy końcówki te wyprzedadzą się w starej lokalizacji.
Co jeszcze należy uwzględnić w przenosinach?
Pozornie wystarczy zaplanować i zamówić odpowiednią liczbę środków transportu, pakować, przewozić i odbierać towar. W praktyce trzeba uwzględnić czas załadunku, przejazdu i rozładunku … a potem jeszcze rozmieszczenia towaru w magazynie. To, że rozładujemy naczepę w 45 minut i mamy 5 doków nie oznacza, że będziemy w stanie przyjąć 160 transportów w 24 godziny. Zawartość pierwszych 10 czy 20 transportów „gdzieś się postawi”, ale kolejne mogą już zakleszczyć rozkładanie towaru na regałach.
Inną sprawą jest planowanie tras transportu. Jeśli każdy z kierowców wybierze trasę niezależnie wszyscy pojadą najkrótszą ... która może się okazać wtedy wcale nie najszybszą. Warto zaplanować to w sposób globalny wybierając przynajmniej dwie różne trasy, bądź zaplanować komunikację z kierowcami w przypadku pojawiających się problemów (zakleszczenie ronda czy wypadek na trasie).
Przedstawione w tym tekście obszary to wierzchołek góry lodowej związany z przenosinami magazynu. W praktyce w każdym przypadku trzeba uwzględnić znacznie więcej kwestii uzależnionych od prowadzonego biznesu. Często przeprowadzka wykorzystywana jest do inwentaryzacji towaru oraz utylizacji złogów. Czasami w nowym magazynie uruchamiany jest nowy system WMS, zwłaszcza gdy stary nie jest w stanie obsłużyć nowej infrastruktury (np. automatyki magazynowej) a stara lokalizacja obsługiwana jest starym systemem bądź w ogóle bez WMS. To bardzo ryzykowny pomysł, choć czasem inaczej się nie da. Warto przygotować się do tego bardzo dobrze i rozważyć zatrudnienie do pomocy takiej firmy jak nasza.