Publikacje firmowe
Na temat przewag magazynu centralnego czy jednego wielkiego centrum dystrybucyjnego nad strukturą wielu magazynów rozproszonych napisano już dostatecznie dużo. Jest jednak kwestią niezaprzeczalną, że firmy (przedsiębiorstwa, grupy kapitałowe), w których będziemy mieli do czynienia z wieloma magazynami i przesunięciami towaru pomiędzy nimi istniały, istnieją i będą istnieć. Mam tu na myśli zarówno firmy posiadające wiele magazynów odległych zapewniających dystrybucję produktów w różnych regionach Polski / Europy / Świata jak również firmy, w których istnieją wydzielone magazyny (fizyczne i logiczne) posiadające różne funkcje w przedsiębiorstwie np. magazyn dystrybucyjny i magazyn zwrotów, dla których odległość pomiędzy nimi może być rzędu kilkunastu metrów. Dokładnie ta sama sytuacja dotyczy firmy posiadającej sieć sklepów detalicznych, w którym każdy sklep w osobnej lokalizacji jest niezależnym magazynem.
W każdym z tych przypadków będziemy mieli do czynienia z podobnym procesem, a mianowicie: magazyn nadający wydaje towar ze swojego stanu a magazyn przyjmujący za czas jakiś przyjmuje go na swój stan. Kluczowe jest tutaj stwierdzenie: za czas jakiś wynikający z konieczności transportu, rozładunku i przyjęcia w lokalizacji odbiorczej. Podobnie jest w trakcie każdej pierwszej alokacji, dotowarowania, replenishmentu czy transferów między sklepami w sieci sklepów detalicznych. Za każdym razem mamy do czynienia z sytuacją, w której odpowiedzialność za towar systemowo i personalnie „schodzi” z poziomu kierownika magazynu na poziom ... właśnie: na czyj poziom?
W gospodarce magazynowej (nadzorowanej przez system ERP) przesunięcia pomiędzy magazynami odwzorowywane są poprzez pary dokumentów nadawczych (MM-, MMW w zależności od przyjętego nazewnictwa) oraz dokumentów odbiorczych (MM+, MMP), które co do zasady powinny być zgodne na poziomie indeksu, ilości oraz wartości. Wyobraźmy sobie, że transport pomiędzy oboma siedzibami firmy zajmuje przykładowe dwa dni. Co się dzieje w systemie gospodarki magazynowej w tym czasie? W dniu D magazyn nadający M1 przyszykował i zapakował partię towaru do przesunięcia do magazynu M2, wystawił dokument MM- zdejmujący ten towar ze stanu magazynu M1 i wysłał transport w kierunku M2. Stan fizyczny magazynu M1 jest zgodny z zapisami księgowymi w systemie ERP. Kierownik magazynu M1 wykonał dobrze swoją pracę w zakresie odpowiedzialności za towar. Do magazynu M2 towar jeszcze nie dojechał (bo dojedzie dopiero w dniu D+2), tak więc stan magazynu M2 jeszcze nie uległ zwiększeniu - nie nastąpiło przyjęcie produktów przez kierownika magazynu M2. W tym okresie towar znajduje się w drodze pomiędzy magazynami i nie jest „pod opieką” żadnego z kierowników magazynu. Niesie to za sobą skutki na dwóch płaszczyznach:
⊛ księgowej, bo suma stanów magazynowych zmienia się nam dynamicznie w czasie (maleje a później rośnie, mimo, że transportowane zapasy pozostają cały czas w obrębie firmy), oraz
⊛ operacyjnej, bo jeśli nastąpi niekontrolowany wypływ towaru to nie zobaczymy tego patrząc na rozbieżności w stanach poszczególnych magazynów (stany zarówno magazynu nadającego jak i odbierającego są przecież zgodne).
Jeśli na nas spoczywa odpowiedzialność za właściwe zarządzanie zapasami w firmie to musimy znaleźć właściwe narzędzia do kontroli tej normalnej sytuacji (podkreślam słowo: normalnej).
I tu musimy dotknąć systemów gospodarki magazynowej i ich możliwości.
Zdarzało się nam widzieć rozwiązania problemu, o którym mówimy, zrealizowane w sposób następujący: wystawienie dokumentu nadającego w tym samym momencie zmieniało (zwiększało) stan magazynu odbierającego, mimo że towar jeszcze do tego magazynu nie dojechał. Nie chciałbym być w skórze kierownika magazynu, który ma pracować w takim systemie i odrzućmy to rozwiązanie jako zdecydowanie błędne. Jest rzeczą normalną, że wystawienie dokumentu nadającego generuje awizo przyjęcia w magazynie odbierającym. Awizo jest informacją co i w jakiej ilości jedzie do miejsca docelowego ale przyjęcie na stan nastąpi dopiero w momencie, gdy dostawa dotrze na miejsce. Awizo jest rzeczą bardzo przydatną, ale nie rozwiązuje ani pierwszego, ani drugiego problemu.
W niektórych systemach księgowych zakładane jest specjalne konto towarów w drodze, na którym to koncie wartościowo odwzorowywane są transakcje związane z przesunięciami MM: wydanie z magazynu nadającego zwiększa wartość na tym koncie a przyjęcie do magazynu odbierającego zmniejsza nam wartość na tym koncie. To rozwiązanie pozwala na uniknięcie problemu „pływania” stanów, ale nadal nie rozwiązuje problemu kontroli operacyjnej (gdyż widzimy na tym koncie jedynie wartości). Doświadczenia w pracy ze strukturami wielomagazynowymi wskazują na konieczność wprowadzenia pewnego obiektu informatycznego stanowiącego rejestr towarów w drodze działający analogicznie do konta towarów w drodze, ale na poziomie bardziej szczegółowym tj. na poziomie pozwalającym kontrolować i zamykać transakcje „magazyn nadający + indeks + cena ewidencyjna + ilość + magazyn odbierający”. Dlaczego takie rozwiązanie jest nam niezbędne? Odpowiedź jest dość prosta: jeśli nie mierzymy danego procesu, to nie jesteśmy w stanie nim zarządzać. Oczywiście dodatkową kwestią czysto operacyjną jest ustalenie kto ma kontrolować rejestr towarów w drodze tzn. kto ma zapewnić, aby wszystkie transakcje przesunięć pomiędzy magazynami zamknęły się poprawnie w spodziewanym (równym czasowi transportu) czasie. I nie może to być osoba z grupy kierowników magazynów. Warto pamiętać, że kontrola domykania transakcji przesunięć między magazynami powinna uwzględniać wyjątki związane z niezgodnościami między deklaracją wielkości wydania (zamknięty dokument MM-) a faktyczną wielkością dostawy do drugiego magazynu (co może wynikać z pomyłek bądź ewentualnej kradzieży). Istotną sprawą jest przy tym, aby rejestr towarów w drodze był uwzględniany w obszarze zarządzania zapasami w zaplanowany sposób. Chodzi o to, żeby na przykład surowiec, który podróżuje między magazynem surowców a magazynem przyprodukcyjnym nie „zniknął” z systemu zamówień u dostawców i nie spowodował uruchomienia procesu domówienia brakującego materiału.
Mogłoby się wydawać, że klasyczny problem przesunięć zapasów pomiędzy magazynami powinien być problemem zaliczonym do standardowych, dawno już rozwiązanych problemów. Jednak przyglądając się wielu firmom prowadzącym działalność obejmującą przepływ produktów (czy to z grupy firm dystrybucyjnych czy firm produkcyjnych) jako firma zajmująca się doradztwem logistycznym odnosimy wrażenie, że temat ten jest wciąż tematem żywym, wprowadzającym szereg problemów do działalności bieżących firm. A wydaje się, że w XXI wieku już takim problemem być nie powinien.