Magazyn produkcyjny i dystrybucyjny

Publikacje firmowe

Magazyn produkcyjny przeznaczony jest na potrzeby obsługi surowców i półproduktów wykorzystywanych do produkcji. Magazyn dystrybucyjny przeznaczony jest dla wyrobów gotowych firmy zajmującej się jednocześnie produkcją i dystrybucją swoich produktów, bądź dla towarów zakupionych do dalszej odsprzedaży, a często jest to połącznie obu funkcjonalności. Czy przeznaczenie istotnie wpływa na układ magazynu, sposób jego funkcjonowania i zarządzania? Spróbujemy to opisać w tym artykule.

W tym wpisie poruszane są następujące tematy:
⊛ Definicja magazynu
⊛ Magazyn produkcyjny
⊛ Magazyn dystrybucyjny
⊛ Podsumowanie

W przestrzeni publicznej istnieje wiele definicji magazynu. Chyba najwięcej szkody uczyniła definicja zawarta w Polskiej Normie PN-N-01800, która dotyczyła Sektora Logistyki, Transportu i Opakowań (na szczęście norma została wycofana w 2016 roku), według której jest to jednostka funkcjonalno-organizacyjna przeznaczona do przechowywania dóbr materialnych (zapasów) w wyodrębnionej przestrzeni budowli według ustalonej technologii, wyposażona w odpowiednie środki techniczne, zarządzana i obsługiwana przez zespół ludzi. Dlaczego ta definicja nie jest poprawna? Otóż pominięto w tej definicji sięgającej do okresu głębokiego PRL’u najistotniejszy element, a mianowicie kwestię prowadzenia operacji logistycznych.

Według nas magazyn to element łańcucha przepływu składników majątku obrotowego (materiałów, surowców, towarów, produkcji w toku i wyrobów gotowych) służący do czasowego składowania tych składników, zapewniający możliwość wykonania co najmniej podstawowych operacji logistycznych, czyli przyjęcia i wydania towaru. Istotą tej definicji jest to, że składowanie towaru jest jedynie czasowe, a najważniejsza kwestia to możliwość manipulacji przechowywanym towarem.

Patrząc przez pryzmat definicji magazyn produkcyjny (lub surowców) służący do przechowywania i obsługi surowców nie powinien mieć jakiś szczególnych cech istotnie różniących go od magazynów innych typów. Posiada on jednak pewne atrybuty, które determinują jego wyjątkowość wynikającą z plasowania się w obszarze logistyki produkcji. Wyróżnia go przede wszystkim typ obsługiwanego asortymentu, sposób fizycznej rejestracji jego przesunięć i zarządzanie przepływem towaru. Jedną z częstych cech surowców używanych do produkcji jest brak opakowania i ich oznakowania. Wiąże się to z faktem, że poszczególne sztuki towaru zazwyczaj nie są oznakowane kodami paskowymi. Efektem jest to, że rejestracja przesunięć do produkcji bywa iluzoryczna. Często powiązane jest to ze sposobem uzupełniania gniazd produkcyjnych o surowce w oparciu o wzrokową ocenę zbliżania się zapasów produkcyjnych do końca bądź konieczność podstawienia nowego pojemnika z surowcem gdy poprzedni się skończył (czasami nazywany Kanban ze względu na pewną zbieżność z tą metodą). Zdarza się więc, że systemowo stan rozliczany jest na podstawie receptur, szczególnie wtedy gdy surowce są sypkie ewentualnie stanowią tzw. normalia (np. śrubki, nakrętki czy podkładki, które kupowane są "na wagę" a zużywane "na sztuki"). Zakłada się wtedy, że każdy wyrób gotowy pomniejsza stan surowców o ilość zapisana w tzw. BOM’ie (bill of materials). Ze względu na wiele potencjalnych przypadków niezgodności (np. zamienniki i zastępniki w recepturach, różne wersje produkowanych wyrobów gotowych, okazjonalne podmiany substytucyjnych surowców w czasie produkcji bez rejestracji tego faktu, częste przeliczanie ewidencji surowców między różnymi jednostkami miary najczęściej sztuki i waga czy ewentualne defekty), rozbieżność między rzeczywiście przesuniętymi na produkcję surowcami i zarejestrowanymi przesunięciami mogą być istotne i wpływać na wynik inwentaryzacji. Warto pamiętać, że poprawa organizacji pracy tego magazynu może przyczynić się do redukcji kosztów produkcji.

Zarządzanie przepływem towaru w magazynie produkcyjnym również odbywa się w specyficzny sposób. Zamówienia u dostawców muszą bazować na planach produkcyjnych, które powinny być przeliczane na zapotrzebowanie surowcowe na podstawie receptur. W związku z tym, że surowce wykorzystywane do produkcji różnych wyrobów gotowych często pokrywają się ze sobą, system zarządzający zamówieniami powinien uwzględniać tą kwestię poprzez dywersyfikację zapotrzebowania. Dzięki temu możliwe jest zamawianie mniejszych partii towaru częściej, dzięki czemu możliwa jest optymalizacja wykorzystywanego miejsca w regałach bez straty elastyczności produkcji. Dużym problemem jest jednak to, że produkcja konkretnych wyrobów gotowych wymaga kompletnej dostępności surowców (brak jednego indeksu może zatrzymać całą produkcję), co wymaga niezwykle wysokiej dbałości o zarządzanie zamówieniami u dostawców. Warto pamiętać, że jakkolwiek procesy dotyczą tu produkcji, ich optymalizacja wymaga przeprowadzenie wcześniej ... audytu logistycznego.

Pod pojęciem magazyn dystrybucyjny rozumie się taki magazyn, który pozwala na sprzedaż lub dystrybucję towarów do klientów końcowych. Pod tą nazwą może funkcjonować zarówno proces B2B, czyli na przykład sprzedaż produktów do mniejszych hurtowni czy zasilanie sieci sklepów, jak i logistyka sklepu internetowego, a ostatnio bardzo często zdarza się łączenie obsługi kanałów B2B i B2C w jednym obiekcie (np. logistyka sieci sklepów detalicznych i sklepu internetowego tej samej marki), co ciągle stanowi spore wyzwanie dla wielu firm dystrybucyjnych. Duży obiekt w którym połączono kilku kanałów sprzedaży i scalono w jednym miejscu operacje z kilku lokalizacji nazywa się zazwyczaj centrum dystrybucyjnym. Z punktu widzenia księgowego nie ma większego znaczenia, czy obsługiwany towar jest kupowany (stanowi własność sprzedającego) czy też odbywa się w trybie komisowym czy konsygnacyjnym. W skrajnym przypadku, jeśli magazyn dystrybucyjny obsługuje zewnętrzną firmę w usługowej formie outsourcingu logistyki może się okazać, że WMS wspierający zarządzanie ruchem towaru nie jest spięty z własnym systemem ERP, tylko z systemem zarządzania zamówieniami swojego klienta.

Istotną cechą odróżniającą magazyn dystrybucyjny od produkcyjnego jest sposób oznakowania towaru i związany z tym sposób rejestracji ruchu towarowego. Obecnie tylko w skrajnych przypadkach zdarza się, że towary handlowe nie są oznakowane kodami kreskowymi i niemożliwe jest rejestrowanie ich pobrania bądź odłożenia za pomocą terminali mobilnych czy innych bezprzewodowych czytników kodów paskowych. Dzięki temu bieżąca rejestracja działań na towarze jest znacznie efektywniejsza, co skutkuje większą zgodnością ruchów fizycznych z ich rejestracją w systemie WMS i przekłada się na mniejsze różnice inwentaryzacyjne. Dzięki spadkowi rozbieżności między informacją o stanach w systemie informatycznym, a rzeczywistym stanem towaru poprawia się jakość obsługi klienta. W szczególności znacznie rzadziej zdarzać się mogą przypadki, gdy klient po złożeniu zamówienia otrzymuje potwierdzenie jego realizacji, a po jakimś czasie okazuje się, że jest to niemożliwe w ogóle, bądź niemożliwe w zadeklarowanym terminie. Inną istotną cechą związaną z dystrybucją towaru jest też znacznie szersza gama metod kompletacji stosowana w czasie realizacji zamówień. Dzięki różnorodnej strukturze zamówień doradcy logistyczni mają znacznie szerszy wachlarz możliwości optymalizacji realizacji zamówień.

Ważną sprawą związaną z zarządzaniem zapasami jest mniejsza wrażliwość na błędy w obsłudze zamówień u dostawców dotycząca towaru handlowego w porównaniu do surowców. Błędne zamówienie bądź realizacja zamówienia niezgodnie z założeniem rzadko kiedy wpływa negatywnie na sprzedaż innych towarów, a czasami nawet powoduje wzrost sprzedaży dóbr substytucyjnych. Co oczywiście nie oznacza, że zarządzanie zapasami jest w tym wypadku prostsze. Można za to jednak uruchomić mechanizmy niespotykane w przypadku surowców takie jak akcje promocyjne, przeceny bądź wyprzedaże.

Niniejszy wpis zwraca uwagę tylko kilka różnić między magazynem produkcyjnym i dystrybucyjnym. W rzeczywistości jest ich znacznie więcej (jak choćby możliwość automatyzacji zarówno z wykorzystaniem środków technicznych jak i oprogramowania czy algorytmów). Bez dogłębnej analizy trudno orzec gdzie łatwiej i szybciej wprowadzić optymalizację czy obniżyć koszty działania. Ale nasze doświadczenie mówi, że i tu i tu możliwe jest podniesienie efektywności pracy czy wyeliminowanie pomyłek poprawiające jakość pracy.

Osoby zainteresowane projektem bądź usprawnieniem magazynu surowców i skorelowaną z nim logistyką produkcji albo wykonanie takich prac w magazynie dystrybucyjnym zapraszamy do kontaktu z naszą firmą.