Audyt logistyczny. Podejście formalne i zwinne

Publikacje firmowe

Audyt logistyczny to ocena stanu firmy w zakresie jej procesów logistycznych. W zależności od prowadzonego biznesu może on dotyczyć obszaru dystrybucji, procedur intralogistyki magazynowej, łańcucha dostaw, procesów transportowych lub wszystkich tych procesów jednocześnie. Pozwala on dokonać obiektywnej oceny sytuacji (widzianej oczami zewnętrznego specjalisty) oraz identyfikacji kluczowych problemów w badanym obszarze.

Cele i skutki audytu

Podstawowymi celami audytu logistycznego jest sprawdzenie stanu rzeczywistego istniejących procesów - ale (uwaga!) również zgodności wiedzy kadry kierowniczej o funkcjonowaniu logistyki ze stanem rzeczywistym - oraz wskazanie możliwości i kierunków poprawy aktualnej sytuacji. Wynikiem powinna być mapa procesów logistycznych i/lub określenie strumieni przepływu towarów oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy czy też określenie istotnych wskaźników KPI (takich jak np. OTIF). Dobrze byłoby, gdyby w podsumowaniu audytu lub w ramach dalszych prac zostały określone (przez kadrę zarządzającą lub wspólnie z firmą doradczą) oczekiwane poziomy tych wskaźników. Osiągnięcie wymaganych wartości KPI pozwoli ocenić czy zmiany sugerowane w audycie logistycznym po ich wdrożeniu przyniosły sukces. Wskaźnikami poprawiającymi efektywność procesów logistycznych może być czas (np. szybkość kompletacji, ale też moment odcięcia zamówień, które zostaną zrealizowane danego dnia), poziom obsługi klienta (np. procent zamówień realizowanych w dniu ich złożenia czy liczba reklamacji) albo koszty (zarówno w postaci średniego kosztu kompletacji jednej sztuki towaru czy redukcji wskaźnika zapasów).

mapa procesów logistycznych

W zależności od szczegółowości audytu logistycznego zalecenia mogą być bardzo ogólne (np. wydajność kompletacji jest niewystarczająca i trzeba podnieść jej szybkość minimum o X procent) bądź bardzo szczegółowe (np. należy usprawnić kontrolę wymiarowania produktów tak, aby poprawić wypełnienie kartonów wysyłkowych o Y procent). Zgodnie z podejściem prezentowanym w wielu pracach naukowych oraz wypracowanym przez większość firm doradczych audyt logistyczny zawiera bardzo szczegółowy obraz funkcjonowania procesów, wskazania co należy naprawić i kiedy usprawnienia można uznać za sukces, jednak nie zawiera sugestii w jaki sposób przeprowadzić zmiany. Ten obszar zarezerwowany jest dla kolejnego etapu zwanego często Master Plan.

Zalety podejścia formalnego

Opisany powyżej audyt logistyczny to bardzo formalne podejście, złośliwie nazywane czasem podejściem korporacyjnym. Jego zaletami jest formalizm działania, które sprawdza się przy analizie przejmowanych firm, lub gdy jest on zlecany przez właściciela (który nie bierze udziału w działaniach operacyjnych) czy przez radę nadzorczą. Inną pozytywną cechą podejścia formalnego jest możliwość porównania się z innymi firmami w branży w procesie tzw. benchmarkingu, jeśli wiedza o konkurencji jest dostępna. Kolejną zaletą jest też możliwość krokowego podejścia do kwestii usprawniania procesów logistycznych. Posiadając raport z badania można rozważyć różne scenariusze zmian włącznie z zaangażowaniem inwestora zewnętrznego w proces inwestycyjny związany z wdrożeniem jego wytycznych (np. zakup programu magazynowego czy projekt logistyczny magazynu a potem jego budowa). Audyt może być też impulsem do zmian prowadzonych wewnętrznymi siłami (tam, gdzie to możliwe) czy podziale prac na kilku różnych doradców czy dostawców (inna grupa zajmuje się logistyką produkcyjną bądź automatyką magazynową, inna usprawnieniem transportu czy procesami obsługi sklepu internetowego, a jeszcze inna nadzoruje wdrożenie WMS).

Czy można doradzać bez audytu

Przesadny formalizm w niektórych sytuacjach może być jednak niekorzystnym działaniem. Jednym z podstawowych zarzutów stawianych klasycznemu podejściu jest zakończenie prac na informacjach co trzeba usprawnić bez wytycznych jak to zrobić. W ramach ofertowania swoich usług doradczych często trafiamy do klientów, którzy na początku pierwszego spotkania wyraźnie zastrzegają, że pod żadnym pozorem nie chcą wydawać pieniędzy i marnować czasu na audyt procesów magazynowych, tylko oczekują konkretnych propozycji rozwiązań. Przyznam, że jest to podejście w pewnej mierze zbieżne z naszą polityką działania. Oczywiście nie oznacza to, że nie wykonujemy takich działań w klasycznym rozumieniu tego zwrotu. Czasami jednak stosujemy podejście mniej formalne (czy wręcz nieformalne), które pozwala nam już na wstępnym etapie prac na porzucenie analizowania obszarów, które nie rokują nadziei na zaproponowanie sensownych rozwiązań. Dzięki połączeniu elementów audytu i analizy możliwych zmian w procesach możemy porzucić ślepe uliczki tego procesu odpowiednio wcześnie, poświęcając więcej czasu na koncepcje rozwiązań obiecujących najszybsze i największe zyski.

Dla nas, jako firmy doradczej nastawionej na efekty końcowe czyli poprawę funkcjonowania firmy, pewną wadą podejścia formalnego są zdarzające się czasami tzw. działania pozorowane. Firma zleca takie działania, żeby po ich zakończeniu postawić raport na półce (bez dalszej kontynuacji prac) jako dokument zabezpieczający zarząd lub kadrę kierowniczą. W naszej strategii działania wynikającej z faktu, że jesteśmy firmą inżynierską, jest chęć zobaczenia efektów prowadzonych prac: gdy rozpoczynamy współpracę na poziomie identyfikacji przyczyn problemów to naturalną (dla nas) koleją rzeczy jest zaproponowanie rozwiązań, wdrożenie ich w życie i cieszenie się wraz ze Zleceniodawcą z rezultatów, które przyniosły wprowadzone zmiany. Wiemy, że wiąże się to z większymi kosztami prac doradczych (współpraca długoterminowa), ale zdecydowanie nie jest nam bliskie podejście typu pozostawiamy u Zleceniodawcy raport wraz z fakturą i na tym kończymy współpracę.

Drobna uwaga: celowo użyłem powyżej stwierdzenia: identyfikacja przyczyny problemu. Zdarza się niestety, że prowadzący audyt logistyczny koncentrują się na zidentyfikowaniu miejsca występowania problemu, a nie zidentyfikowaniu przyczyny jego powstawania. A to zupełnie co innego!

Podsumowanie

Jako firma zajmująca się konsultingiem i doradztwem logistycznym od ponad 10 lat nie raz przeprowadzaliśmy audyt według wymogów formalnych. Jednak, jeśli nie jest to wymagane sytuacją formalno-prawną, często sugerujemy klientom podejście przyspieszone, gdzie w pewnym sensie integrujemy go ze wspomnianym wcześniej Master Planem w sposób podobny do zwinnych metodyk prowadzenia projektu (np. Agile czy Scrum). Taka usługa przyjmuje u nas nazwę Koncepcja zmian i rozwoju logistyki. Nasze doświadczenie pokazuje, że nawet w dużych organizacjach to podejście przynosi dobre rezultaty.