Master Data. Zarządzanie danymi podstawowymi w logistyce

Publikacje firmowe

Master Data czyli Dane Podstawowe lub Dane Uzgodnione to zbiór informacji w nadrzędnym systemie informatycznym, który jest zaufanym źródłem zasilającym wszystkie systemy i procesy w danej organizacji czy firmie. Danymi podstawowymi w biznesie są najczęściej kartoteki klientów i asortymentów. Zarządzanie danymi podstawowymi (Master Data Management) to zbiór procedur i rozwiązań informatycznych, których celem jest zapewnienie najwyższej jakości, wiarygodności, aktualności i dostępności danych podstawowych. W zaawansowanych systemach informatycznych i w dojrzałych organizacjach przekłada się to na gwarancję, że dane są nie tylko poprawne ale i pełne oraz pozbawione powtórzeń.

W tym wpisie poruszane są następujące tematy:
Wprowadzenie
Master Data Management
Master Data w logistyce
Master Data w praktyce
Podsumowanie

W zależności od umiejscowienia procesu zarządzania danymi podstawowymi mówi się o zarządzaniu operacyjnym czyli odniesieniu się do danych wykorzystywanych w systemach transakcyjnych, takich jak ERP, WMS, TMS, OMS czy innych oraz o zarządzaniu analitycznym, czyli w obszarze raportowania i analiz biznesowych typu BI. Niniejszy tekst dotyka kwestii związanych z danymi wykorzystywanymi w systemach transakcyjnych.

Wprowadzenie

Master Data to dane, które powinny zapewnić bezproblemowy przebieg wszystkich procesów i operacji biznesowych wykorzystujących je. W związku z takim podejściem nie ma chyba wątpliwości, że każdy obszar biznesu jako dane podstawowe może traktować inny zestaw zapisów, który jest dla niego najważniejszy. Dla działu sprzedaży będzie to baza klientów z wieloma wpisami zawartymi w systemie CRM, które dla logistyki przynajmniej częściowo okażą się niezbyt przydatne. Podobnie niektóre informacje zawarte w systemie WMS mogą się wydawać zupełnie zbędnymi dla działu sprzedaży.

Warto jednak zauważyć, że niektóre zapisy mogą przenikać pomiędzy różnymi obszarami. Dla magazynu informacja, że część z klientów jest w pewien sposób wyróżniona czy uprzywilejowana może być istotna ze względu na to, że zamówienia tych klientów powinny być (z różnych powodów) kompletowane szybciej. Podobnie oznaczenie, że dany klient jest tzw. trudnym klientem może skutkować kierowaniem zamówień na pełną stuprocentową kontrolę jakości czy nagrywanie procesu kompletacji i pakowania, jako zabezpieczenie przed reklamacjami. Z drugiej strony dla działu handlowego pozornie nieistotna informacja jak waga czy wymiary produktów mogą skutkować tym, że pewnych zamówień nie da się zrealizować ze względu na warunki stawiane przez firmy kurierskie. Należy być zatem bardzo ostrożnym w prostym rozdzielaniu tego które informacje są istotne w konkretnych obszarach biznesu.

Master Data Management

Zarządzanie danymi podstawowymi to wzorzec postępowania bazujący na założeniu, że można wdrożyć takie procedury zachowania wsparte przez rozwiązanie informatyczne, w którym oprogramowanie zapewnia biznesowi jednolitość, jednorodność i spójność informacji oraz sprawne zarządzanie i odpowiedzialność za istotne informacje w firmie. IT w tym konglomeracie zapewnia narzędzia, które nie tylko pozwalają na utrzymanie danych na właściwym poziomie ale też kontrolę, że tylko właściwe osoby po stronie biznesu mogą manipulować danymi wrażliwymi dla całego biznesu.

Celowo podkreśliłem, że dane z jednego miejsca są rozpowszechniane po całym przedsiębiorstwie, gdyż jest to istotna kwestia, która niweczy czasem tą wartościową ideę. Jako firma doradcza z obszaru logistyki i informatyki nie raz spotykaliśmy się już z sytuacją, że wdrożenie systemu zarządzania danymi podstawowymi generowało więcej problemów niż korzyści. Jednym z częstszych przypadków jest sztywne (formalnie bardzo poprawne) przypisanie zarządzania danymi podstawowymi tylko jednemu działowi, który nie zawsze zna wagę tego, czym zarządza.

Master Data w logistyce

Aby dokładnie zrozumieć ile złego może przynieść niepoprawne wdrożenie idei Master Data w logistyce trzeba określić jakie dane są danymi podstawowymi dla logistyki czy procesów magazynowych. Kartoteka towarowa to zawsze domena głównego systemu ERP. Tam przechowywany jest indeks towarowy wraz z wieloma informacjami istotnymi dla systemu zarządzania przedsiębiorstwem takimi jak koszt zakupu czy wytworzenia, opis handlowy, stawka VAT i wiele podobnych. Naturalne wydaje się żeby zapisać w tym miejscu również kilka informacji dotyczących fizyczności danego produktu takich jak wymiary czy waga, zwłaszcza, że potencjalni klienci obsługiwany przez system sprzedażowy znajdujący się najczęściej w obszarze systemu ERP często chcą znać te wartości.

Skutki błędów w Master Data. Autor zdjęcia Przemysław Piętak

Pojawia się tu jednak pewien konflikt interesów związany z istotnością danych i ewentualnych nieścisłości związanych z nimi. Jednym z klasycznych problemów, który może wystąpić się na styku spojrzenia handlowego i magazynowego są wymiary i waga produktu. Dla klienta końcowego istotne są wymiary i waga produktu widziane oczami końcowego użytkownika. Logistyka interesuje się wartościami nazwanymi tak samo, jednak przez pryzmat ich opakowania. W przypadku wagi sprawa jest dość prosta. Waga z opakowaniem (brutto) jest niemal zawsze większa od wagi bez opakowania (netto). Z wymiarami sprawa nie jest już taka oczywista. Wymiary pralki czy lodówki w opakowaniu są nieznacznie większe od wymiarów samego urządzenia. Ale już wymiary telewizora czy kosiarki jako urządzenia złożonego, gotowego do pracy mogą być większe (a przynajmniej mierzone wzdłuż jednej lub dwóch osi) niż urządzenia zapakowanego przez producenta (telewizor zawiera podstawkę, a kosiarka rączkę, które po złożeniu znacząco powiększają wymiary urządzenia w stosunku do wymiarów paczki, w której zostały dostarczone). Tak więc wymiary handlowe i wymiary logistyczne mogą znacząco się różnić. Klasycznym przykładem istotnej rozbieżności jest np. wąż ogrodowy, który ma długość 25 metrów, choć mieści się na krążku o średnicy 25 cm.

Warto zauważyć, że np. oba wymiary (handlowy i logistyczny) mogą wpływać na zachowanie handlowców. Innym wymiarem musi się on posługiwać w rozmowie z klientem na temat sprzedawanego produktu, a innym gdy mówi o możliwości jego dostawy (choćby np. o tym, czy spakowany zmieści się w paczkomacie).

Master Data w praktyce

Jako firma doradcza z obszaru logistyki i informatyki często stykamy się z konfliktem między tzw. „biurem” (czyli działem zarządzania danymi) i „magazynem” w obszarze istotnych danych. Jeśli weźmie się pod uwagę wspomniane wcześniej wymiary i wagę źródła konfliktu wynikają z dwóch kwestii. Pierwszy to wartości wprowadzane do systemu. Często indeks wprowadzany jest do systemu na podstawie informacji handlowych, w których zazwyczaj nie występują informacje logistyczne. W początkowej fazie dane logistyczne są więc często kopiowane z danych handlowych (co w praktyce stanowi błąd działania). Drugi obszar konfliktu to czas, kiedy wprowadza się dane do systemu. Ten czas okazuje się krytyczny w magazynach pracujących 24 godziny na dobę (działy zarządzania danymi podstawowymi to zazwyczaj obszary pracy biurowej z czasem dostępności przez 8, rzadziej 12 godzin w ciągu doby). W magazynach pracujących na 3 zmiany dostawy mogą być przyjmowane w najróżniejszych godzinach. Dodatkowo czas przyjęcia dostawy niekoniecznie musi być zgodny z czasem jego rozłożenia w regały. Przy pracy trzyzmianowej rozkładanie i porządki wykonuje się zazwyczaj na trzeciej zmianie zaczynającej się o 22-giej bądź na początku pierwszej zmiany o 6-stej rano. Zazwyczaj właśnie wtedy okazuje się, że rzeczywiste wymiary i waga produktu w opakowaniu są niezgodne z danymi logistycznymi zapisanymi w systemie IT, co uniemożliwia ich poprawne rozłożenie i udostępnienie do sprzedaży.

Najprostszym rozwiązaniem takiej sytuacji jest rozszerzenie uprawnień do zarządzania danymi podstawowymi w obszarze związanym z intralogistyką na osoby pracujące ma magazynie, aby mogły na bieżąco dokonywać właściwych poprawek. Poza wspominaną wagą i wymiarami bardzo istotne mogą okazać się również inne informacje takie jak struktura pakowania (ile jednostek podstawowych towaru tworzy opakowanie zbiorcze) czy choćby kod paskowy opisjący opakowanie zbiorcze. Niestety nie każdy z systemów IT posiada tak zaawansowane zarządzanie tzw. rolami użytkowników, aby umożliwić wyodrębnienie prawa do modyfikacji poszczególnych wartości (np. pracownik magazynowy w module Master Data może zmienić tylko wymiary i wagę opakowania czy wielkość opakowania zbiorczego). Czasami rozwiązuje się to poprzez wprowadzenie do systemu różnych formatek aktualizacji informacji o indeksie i wprowadza ograniczenie w dostępie do poszczególnych formatek dla różnych użytkowników.

Sprawa staje się trudniejsza w przypadku gdy firma wdraża oprogramowanie różnych dostawców i ustala ścisłe reguły dziedziczenia i przekazywania informacji między systemem (w tym wypadku ERP i WMS). Przy restrykcyjnie wdrożonym zarządzaniu Master Data może się okazać, że program magazynowy może przyjąć wymiary wyłącznie przekazane wewnętrznym interfejsem z nadrzędnego systemu ERP. W czasie wdrożenia i konfiguracji WMS należy zaprojektować wtedy jak powinno się postąpić w sytuacji awaryjnej. Tu znów pojawia się sugestia, by pracownicy magazynu mieli dostęp do systemu ERP bądź możliwość kontrolowanego zablokowania wymiany informacji w obszarze danych podstawowych do czasu wyjaśnienia sytuacji. Z naszego doświadczenia wynikającego z udziału w wielu wdrożeniach WMS wynika, że w każdej organizacji rozwiązane to jest w inny sposób i trzeba to rozwiązanie uzależnić od sytuacji biznesowej i wdrażanego oprogramowania.

Podsumowanie

Master Data to bardzo ciekawa idea znajdująca coraz więcej zwolenników w obszarach firm informatyzujących swoją działalność. Należy jednak pamiętać, że niewłaściwe jej wdrożenie może zablokować pracę magazynu i stać się źródłem konfliktów. Projektując wdrożenie tego rozwiązania należy uwzględnić wyjątki, które wbrew pozorom mogą pojawiać się na tyle często, żeby utrudnić działania operacyjne w magazynie i podważyć nadrzędne cele tego rozwiązania.