Kiedy zdecydować się na program magazynowy?

Artykuł oryginalnie opublikowany w "Transport wewnętrzny i magazynowanie" 4/2013 [ISSN 2084-350X]
Autor: Marek Wierzbicki

Wiele osób poruszając kwestię WMS (Warehouse Management System, czyli system zarządzania magazynem wysokiego składowania) ma przed oczami obraz olbrzymich magazynów z wielkimi przepływami towarów, kilometry ścieżek między regałami sięgającymi ponad 10 metrów w górę i dziesiątki pracowników uwijających się w tym magazynie. Jednak WMS może być zastosowany również w małym magazynie, w niezbyt dużej firmie, oczywiście wtedy, gdy będzie tam przydatny. W dzisiejszym artykule zajmę się próbą określenia kiedy warto zainwestować w system do zarządzania magazynem w niezbyt dużej firmie.

Program magazynowy lub moduł WMS, to system informatyczny wspierający zarządzanie i nadzorowanie składowania oraz ruchu towarów w magazynie. Należy mocno podkreślić, że WMS nie jest modułem gospodarki magazynowej, który występuje bezpośrednio w systemach ERP (w małych firmach zwanych systemami sprzedażowymi). Różnica między gospodarką magazynową, a zarządzeniem magazynem jest taka, że pierwsze pojęcie dotyczy informacji na temat stanów magazynowych z punktu widzenia handlowo-księgowego, drugie zaś z punktu widzenia zarządzania towarem w magazynie. WMS powinien eliminować tak zwaną wiedzę tajemną pracowników magazynu, czyli ukrytą wyłącznie w ich głowach informację gdzie dany towar leży oraz czy i jak jest zapakowany.

Jedną z podstawowych cech, którą musi posiadać WMS to przechowywanie informacji dotyczącej stanu magazynowego z podziałem na miejsca położenia oraz umożliwienie sprawnego zlokalizowania każdej partii i każdej pojedynczej sztuki towaru. Systemy handlowe przechowują czasem informacje o miejscu położenia, jednak istotna różnica jest taka, że WMS pozwala na rozłożenie towaru w nieograniczonej liczbie miejsc. Kolejne ważna informacja, którą ten system musi mieć w sobie zaszytą to struktura magazynu. Struktura nie tylko mapa położenia poszczególnych miejsc na regałach z informacją jak do nich dotrzeć (uwzględniająca np. alejki jednokierunkowe czy drogi bez wylotu), ale również fizyczne właściwości tych miejsc od nośności zaczynając, na pojemności bądź fizycznych wymiarach kończąc. Oczywiście ta struktura musi korelować z takimi informacjami o towarze jak jego wymiary i waga.

Oczywiście cech niezbędnych dla dużego systemu zarządzania magazynem jest znacznie więcej. Należą do nich takie kwestie jak zarządzenie strukturą pakowania, współpraca z terminalami przenośnymi i czytnikami kodów kreskowych, zarządzanie środkami transportu (zarówno informacja czy towar leży na wózku bądź na palecie jak i który wózek jest w stanie położyć towar na które miejsca), zarządzanie ścieżkami optymalnymi (zarówno kompletacji jak i rozkładania), współpraca z automatyką magazynową, klasyfikacja zapasów według różnych kryteriów ułatwiających przyspieszenie kompletacji, delegowanie zadań pracownikom i wiele, wiele innych.

Obecnie skupię się na podstawowych cechach programu magazynowego, gdyż to najczęściej ich brak jest najbardziej odczuwalny w małych firmach, które nie posiadają jeszcze systemu WMS i stoją przed decyzją o jego wdrożeniu. Obecnie (dotyczy to okresu 8 lat po napisaniu oryginalnej wersji tego artykułu) większość małych firm, które stoją przed tym dylematem to sklepy internetowe, które rozwijają się bardzo intensywnie. Cechą podstawową jest możliwość zarządzania miejscami położenia towaru i wszelkie konsekwencje wynikające z możliwości położenia towaru w dowolnej liczbie miejsc. W klasycznych programach oferujących prowadzenie gospodarki magazynowej do każdego indeksu magazynowego przypisane jest zazwyczaj jedno miejsce jego położenia. To znaczy, że towar może leżeć wyłącznie na jednej półce. Rozszerzenia oferowane w ramach tak zwanych tablic dodatkowych czy funkcjonalności użytkownika pozwalają zapamiętać w takim systemie większą liczbę miejsc (z reguły stałą, co jest dużym ograniczeniem), jednak operują na globalnym stanie towaru w magazynie. Niemożliwe jest przechowywanie informacji ile towaru jest położone na konkretnym miejscu składowania, przesunięcia między tymi miejscami położenia czy rezerwowanie towaru pod konkretne zamówienie z uwzględnieniem z którego miejsca położenia towar ma być sprzedany.

Przejście z operacji bazujących na stanie globalnym na działania dotykające poszczególnych miejsc położenia uważa się za najważniejszy krok między systemem sprzedażowym, a systemem magazynowym. Oczywiście wiąże się to nie tylko ze zmianami w obrębie sposobu przechowywania informacji o stanach towarów, ale zmiany muszą również dotyczyć działania wszystkich dokumentów (np. zamówienie z rezerwacją towaru w konkretnym miejscu położenia). Z reguły przejście takie wymusza zmiany w wewnętrznej architekturze systemu, które powodują że niewielka pozornie zmiana funkcjonalności jest bardzo trudna do przeskoczenia. Stad tak dużo dostępnego „pudełkowego oprogramowania” powalającego na obsługę małych przedsiębiorstw ma bardzo ubogie funkcje obsługi magazynu wysokiego składowania. Warto przy tym zwrócić uwagę, że określenie „magazyn wysokiego składowania” nie zawsze odnosi się dobrze do rzeczywistego wyglądu magazynu, gdyż „wysoki skład” może zostać zorganizowany w regałach, które można obsłużyć z poziomu ziemi czy nawet być zupełnie jednopoziomowym magazynem (np. magazyn ciężkich elementów leżących wyłącznie na ziemi też jest magazynem „wysokiego składowania”, jeśli miejsca położenia są nazwane, okodowane kodami kreskowymi i te same elementy mogą leżeć w różnych lokalizacjach). O tych wszystkich aspektach decyduje projekt logistyczny magazynu, jednak na razie skoncentrujmy się na części informatycznej.

Spróbujmy uwolnić się od architektury programu i przejdźmy do rzeczywistego magazynu. Jaka sytuacja powoduje, że brak możliwości użycia wielu miejsc składowania dla jednego towaru staje się bardzo uciążliwy? Wyobraźmy sobie że produkujemy bądź handlujemy towarem o jednym (lub bardzo podobnym) zestawie parametrów fizycznych (wymiary i waga). To mogą być buty, opony, małe AGD i wiele innych podobnych towarów. Cechą charakterystyczną, która dotyka nasz towar musi być sezonowość, która jest różna dla różnych produktów. Czyli duża sprzedaż pewnego asortymentu latem przy niewielkiej sprzedaży zimą i analogicznie duża sprzedaż innego asortymentu zimą przy niewielkiej sprzedaży latem. Oczywiście sezony mogą występować zupełnie inaczej, najważniejsze by się sensownie uzupełniały. To mogą być też towary o acyklicznej zmienności np. książki czy płyty CD, które w krótkim okresie po premierze sprzedają się dobrze, a potem ich sprzedaż maleje ustępując popularności innym nowościom (lecz ze względów biznesowych powinny pozostawać na stanie jeszcze długo po premierze).

Najważniejszą cechą, która musi dotyczyć naszego towaru to zmienny w czasie wolumen sprzedaży i konieczność utrzymywania większych zapasów różnego typu towarów w różnym okresie. Zestawienie tych cech powoduje, że poszczególne indeksy trzeba przechowywać czasem na kilku miejscach położenia, a czasem tylko na jednym (w skrajnym przypadku na jednym miejscu położenia przechowuje się kilka słabo rotujących indeksów). Samo przechowywanie na wielu miejscach nie jest krytycznym zdarzeniem. Dopiero konieczność częstych zmian w organizacji magazynu zaczyna być uciążliwa, gdyż musimy zmieniać informację o miejscach położenia dla wielu indeksów (skoro system nie rejestruje oddzielnego stanu na każdym z miejsc położeń nie zauważa, że na jednym z nich dany towar się skończył i miejsce to jest już wolne dla innego indeksu). Jeżeli podobna sytuacja występuje w naszym magazynie to znak, że należy poważnie rozważyć wdrożenie systemu WMS albo przynajmniej zwrócenie się do firmy zajmującej się doradztwem logistycznym, aby przedyskutować z nią tą kwestię.

Z dokładną rejestracją miejsc położeń towarów w magazynie udostępnianą przez system WMS związany jest jeszcze inny powód jego wdrożenia. Często w małych magazynach króluje tak zwana wiedza tajemna. Tylko jeden z magazynierów wie gdzie leży dany towar. Informacje o miejscu położenia są zapisane „gdzieś w systemie”, ale po pierwsze nie za bardzo wiadomo gdzie, a po drugie nie ma pewności czy są to informacje aktualne. Najczęściej składają się na to dwa niezależne powody. Pierwszy to taki, że obsługa magazynu „na pamięć” jest szybsza, niż z użyciem jakiegokolwiek systemu informatycznego. Drugi powód to chęć pozostania niezastąpionym człowiekiem, którego nie można zwolnić. Powody te mogą występować samodzielnie bądź wspólnie, przy czym nie zawsze ich wystąpienie jest spowodowane świadomym działaniem pracownika.

Ważne jest, aby we właściwym momencie zdiagnozować wystąpienie takiej ludzkiej patologii i zadziałać przed kryzysem, który może zniszczyć firmę. A kryzys może być zarówno wynikiem przypadku (choroba czy wypadek pracownika, która skutecznie uniemożliwi sprzedaż towaru w oferowanym wcześniej standardzie) jak i urażonej dumy (odrzucony wniosek o podwyżkę może skończyć się porzuceniem pracy i to będzie jeden z mniej szkodliwych przypadków). Działaniem prewencyjnym w takiej sytuacji będzie wdrożenie systemu WMS i powierzenie opieki nad wdrożeniem właśnie temu pracownikowi, który trzyma całą wiedzę tajemną w swojej głowie.

Innymi powodami wdrożenia WMS może być konieczność uporządkowania bądź sformalizowania procesów. Zazwyczaj jednak to porządkowanie wiąże się z przejściem z niesformalizowanych doświadczeń poszczególnych pracowników, na procesy zapisane w systemowo w bazie danych. Czasami ta konieczność sformalizowania wynika ze zmiany formy własności bądź właściciela firmy, których chce wiedzieć więcej o swojej nowej firmie, a nie dysponuje informacjami zdobywanymi latami. Można przyjąć, że jest to pewna forma usuwania wspominanej wcześniej „wiedzy tajemnej” z firmy.

Ostatnim z najczęściej spotykanych powodów decyzji o wdrożeniu oprogramowania do zarządzania magazynem jest planowany wzrost wolumenu obrotów bądź budowa czy wynajęcie nowego magazynu i zmiana sposobu pracy. Jako że mało kto przenosi się do nowego magazynu nie planując wzrostu obrotów, oba powody można zakwalifikować jako skutek jednej przyczyny, czyli planowanego bądź występującego rozwoju firmy, który wymusi zmiany w procesach, konieczność ścisłej rejestracji stanów magazynowych, zatrudnienie dużo większej załogi i konieczność zapewnienia uniwersalności pracowników (czyli sprowadza się to znów do omówionych wcześniej przyczyn).

Jak widać z zaprezentowanego zbioru przyczyn pierwszego wdrożenia sytemu WMS wszystkie w jakiś sposób obracają się wokół sytuacji w której pewne działania były wcześniej wykonywane bez rejestracji (albo ze względu na braki w posiadanym oprogramowaniu, albo ze względu na ułomny czynnik ludzki), a oczekuje się żeby działania te podlegały w przyszłości rejestracji bądź zostały sformalizowane. Czasami wdrożenie programu magazynowego sugeruje audyt logistyczny. Oczywiście zdarzają się też inne, nie wymienione tu przyczyny, ale są one w mniejszości i trudno generalizować czy przeceniać ich znaczenie. Ważniejszym od decyzji o terminie wdrożenia jest wybór systemu i dopasowanie jego możliwości do potrzeb firmy. Niestety dość często okazuje się, że możliwości wybranego programu magazynowego i potrzeby firmy mocno się mijają. Ale to problem na zupełnie inny artykuł.