OTIF – zgodność dostaw z zamówieniami

Publikacje firmowe

OTIF czyli On Time In Full a w tłumaczeniu na polski Na Czas i w Całości, albo Kompletność Realizacji Zamówień w Uzgodnionym Czasie to jeden z kluczowych wskaźników efektywności biznesu w obszarze logistyki (KPIKey Performance Indicator) pozwalających na szacowanie wiarygodności dostawców bądź wiarygodności sprzedającego w oczach klientów. Jego siła wynika z oceny łańcucha dostaw w sposób maksymalnie zbliżony do spojrzenia klienta. Każdy klient chce otrzymywać zamówione towary zgodnie ze złożonym zamówieniem i wtedy, gdy spodziewa się tej dostawy. Nawet najmniejsza rozbieżność może powodować perturbacje skutkujące niezadowoleniem, czasem stratami finansowymi, a w skrajnym przypadku najgorszym, czyli ucieczką klienta od tego dostawcy. Ważne jest też to, że jedna liczba zawiera zagregowane informacje pochodzące z wielu obszarów działalności dostawcy, zarówno intralogistyki magazynowej jak i działów handlowych czy zarządzania zapasami.

W tym wpisie poruszane są następujące tematy:
Sposób wyznaczenia wskaźnika OTIF
Zgodność ilościowa
Zgodność dostawy w czasie
Perspektywa spojrzenia
Jak poprawić OTIF
Podsumowanie

Sposób wyznaczenia wskaźnika OTIF

Z punktu widzenia matematycznego liczenie tego wskaźnika jest stosunkowo proste. Jest to iloraz liczby zamówień dostarczonych w całości i w uzgodnionym terminie oraz liczby wszystkich zrealizowanych zamówień podany w procentach. Warto jednak wgłębić się w szczegóły wzoru.

Zgodność ilościowa

Jednym z podstawowych kwestii w obszarze zgodności ilościowej z zamówieniem jest podejście do ewentualnych defektów (bądź błędów jakościowych w dostarczonym produkcie). Czy dostawa ilościowo zgodna z zamówieniem, w której występują defekty można traktować jako zgodną z zamówieniem czy nie. Aktualny trend podejścia do realizacji zamówień od dostawców jest taki, że defekty pomniejszają wielkość realizacji zamówienia, czyli liczą się nie fizyczne sztuki dostarczonego towaru, a poprawne pod kątem jakości. To powoduje, że wyznaczanie ostatecznej wartości wskaźnika bazuje nie tylko na zliczeniu towaru przez magazyniera w ramach przyjęcia dostawy a również na bazie kontroli jakości towaru. W skarajnym przypadku kontrola jakości może zakwestionować nawet strukturę pakowania towarów (dostawę w innych opakowaniach zbiorczych niż zadeklarowano to w ofercie), choć dość trudno podciągnąć tą rozbieżność do rozbieżności ilościowej. Warto też zwrócić uwagę, że dostawa większa niż zamówiono w niektórych firmach traktowana jest również jako niezgodność z zamówieniem, co wynika z konieczności zaangażowania większych zasobów przy obróbce przyjmowanego towaru (dłuższy czas przyjęcia, więcej zajętego miejsca w magazynie, czasem konieczność odsyłki nadmiarowo dostarczonego towaru czy wymuszona płatność za fakturę).

Zgodność dostawy w czasie

W obszarze czasu dostawy wyznaczenie wartości współczynnika też nie jest oczywiste. Podstawowym wskaźnikiem dla firm produkcyjnych zamawiających surowiec czy klientów kupujących towar w sklepie internetowym jest dostawa przed terminem w którym kupiony surowiec czy towar jest wymagany do produkcji czy potrzebny do użycia. Dla klienta indywidualnego wcześniejsze pojawienie się towaru jest zazwyczaj odbierane jako spełnienie wymogów … choć nie zawsze. Można sobie wyobrazić kilka przypadków gdy zbyt wczesna dostawa będzie błędem (choćby zamówienie przesyłki do swojego miejsca przyszłego pobytu). Dla odbiorców biznesowych czas dostawy może być bardzo dokładnie określonym momentem. Obecnie istnieje kilka platform awizacji dostaw, z których korzysta już wiele firm i rozbieżność o 15-30 minut od zadeklarowanego czasu rozładunku jest traktowane jako istotne odstępstwo od umowy. W firmach, które odbierają wiele dostaw i realizują wiele wydań dziennie, gdzie zasoby są obciążone do granic możliwości, rozbieżność w czasie oznacza, że w pewnym okresie zasoby te są niewykorzystane, a w innych przeciążone i generują nieoptymalne wykorzystane.

problematyczna dostawa towaru

Perspektywa spojrzenia

OTIF w dojrzałych firmach może być wykorzystany na dwa sposoby. Pierwszy to ocena zewnętrznych dostawców dostarczających nam surowce produkcyjne czy towar handlowy. Dzięki temu możemy oszacować ryzyko realizacji naszego zamówienia niezgodnie z naszymi oczekiwaniami. W takim przypadku warto pierwszą ocenę przeprowadzić z wykorzystaniem standardowego wskaźnika a następnie spróbować jego drążenia by ocenić, czy podstawową przyczyną jest niezgodność dostawy w czasie czy w obszarze jej kompletności.

Drugie spojrzenie to ocena własnej firmy pod kątem towarów wysyłanych do własnych klientów. Tu prym powinny wieść sklepy internetowe, aby próbować oszacować jakie spojrzenie ma na e-sklep jego klient. Tu często spotykane jest podejście częściowego badania wskaźnika OTIF tylko w obszarze zgodności czasowej z deklaracją ze sklepu internetowego (wynika to z bardzo małych i jednostkowych zamówień, które zazwyczaj realizuje się w całości albo wcale). Powinno się wtedy sprawdzać, czy towar jest dostarczany do klienta w czasie, który zadeklarowano przy sprzedaży. Tu pojawia się kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę. Jednym z nich jest zmiana czasu dostarczenie przesyłki na czas wysyłki. Wiele sklepów nie deklaruje kiedy dostarczy zamówienie klientowi tylko kiedy je wyśle, przerzucając część ryzyka terminu dostawy na firmy kurierskie. Dodatkowo czas wysyłki nie jest skalowalny liniowo to znaczy zamówienie złożone danego dnia przed jakąś godziną jest realizowane tego samego dnia a to złożone dosłownie kilka minut później już następnego. Inna kwestia to różny czas realizacji w zależności od składu zamówienia. Termin wysyłki jest tu determinowany przez ten towar, który jest najsłabiej dostępny. No chyba, że podjęta zostanie decyzja o podziale zamówienia i wysyłce go w dwóch częściach.

Jak poprawić OTIF

Poprawa wskaźnika OTIF jest w zasadzie możliwa tylko w stosunku do wskaźnika wyznaczanego na potrzeby wewnętrznej oceny własnej działalności. W zasadzie, bo istnieją metody na edukację klientów, którzy dostarczają nam towar nieterminowo, bądź zmiana ich na takich, którzy robią to terminowo i z wyższą jakością. Czasem warto to zrobić, nawet wtedy, gdy współpraca z tym lepszym dostawcą jest droższa. Warto pamiętać, że jeśli w realizacji zamówień stosuje się podejście Just-In-Time a towar dokłada się do wysyłki podobnie jak w magazynach cross-dock czasem ten droższy ale bardziej wiarygodny partner jest jedynym sensownym rozwiązaniem. Można też próbować utrzymywać relacje z partnerem i pokazać mu dlaczego nieterminowa dostawa sprawia nam tyle problemów.

Zupełnie inaczej jest w przypadku poprawy własnego wizerunku. Jako firma doradcza często trafiamy do klientów, którzy mają wiele problemów i zazwyczaj chcą wszystkie rozwiązać od razu. To nie jest dobre podejście. Według nas problemy należy zidentyfikować i wyodrębnić najistotniejsze bądź najprostsze do usunięcia. Często dotykając się pozornie najprostszego problemu okazuje się, że jego źródło pojawia się w innych obszarach. Czasami jeden błąd powiela się na wiele procesów a czasami jakieś zachowanie zostało sklonowane bądź powielone z niewielkimi zmianami w całej firmie. Często naprawa jednego czy dwóch błędów poprawia wskaźnik OTIF w sposób większy niż się spodziewano. Niestety nie zawsze poprawa wydajności możliwa jest w prosty sposób. Czasem trzeba zmienić metodę kompletacji, wdrożyć WMS czy zdecydować się na automatyzację magazynu. To niestety metody droższe i wolniejsze niż prosta optymalizacja niskonakładowa.

Podsumowanie

W zamierzeniu tekst ten miał być krótką definicją wskaźnika OTIF i wzoru na jego wyznaczanie. Rozrósł się jednak tak, że poruszyłem w nim kilka istotnych kwestii nie tylko związane ze sposobem jego wyznaczania ale i różnym podejściem do tego KPI. Zazwyczaj o wdrożeniu czy kierunkach zmian w tym wskaźniku rozmawia się przy okazji audytu logistycznego, zwłaszcza że wersje formalne audytu powiązane są z wyznaczaniem różnych parametrów opisujących firmę. To o czym absolutnie należy pamiętać to stabilność sposobu wyznaczania tego współczynnika w czasie. Jeśli nawet dokonujemy zmiany w jego liczeniu to musimy przeliczyć historyczne dane zgodnie z nowym. Absolutnym błędem jest wprowadzenie do systemu analiz biznesowych nowej formuły na wyliczanie wskaźnika i porównanie dziś wyliczonej wartości z wartością wyliczoną miesiąc temu za pomocą innego wzoru. Takie porównanie nic nam nie powie i takich błędów należy unikać.

Osoby zainteresowane przygotowaniem i wdrożeniem u siebie wskaźników oceniających terminowość dostaw i ich zgodność z zamówieniami zapraszam do kontktu z nami