Inwentaryzacja w magazynie

Poprawiony i rozszerzony fragment artykułu oryginalnie w dwumiesięczniku "Nowoczesny Magazyn" 5/2015 [ISSN 1507-465X]
Tytuł oryginalny: Jak przeprowadzić efektywną inwentaryzację w magazynie
Autor: Marek Wierzbicki

Inwentaryzacja okresowa to pozornie działanie rutynowe. Pozornie, gdyż w bez względu na procesy zaimplementowane w magazynie oraz sposób ich rejestracji raz na jakiś czas (formalnie najrzadziej raz na dwa lata) inwentaryzacja powinna odbyć się w każdym magazynie. Jednak fakt, że odbywa się ona tak rzadko powoduje, iż jest to działanie nieoczywiste, wymagające dobrego przygotowania. Ważną sprawą jest też to, że inwentaryzacja powinna wychwycić wszystkie ewentualne błędy operacyjne i poza formalnym zaksięgowaniem rzeczywistych stanów powinna być przyczynkiem do stworzenia wytycznych naprawy procesów tak, by w przyszłości było mniej błędów w działaniu intralogistyki. Powinna być więc dokładniejsza i bardziej wiarygodna niż standardowe codzienne działania. Ale przeprowadzana jest rzadko, więc wymaga przygotowań, czasem nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Warto też pamiętać, że coraz większe znaczenie zyskuje obecnie inwentaryzacja ciągła, która w niektórych warunkach może zastąpić wersję formalną, okresową. Poniższy fragment artykułu sprzed kilku lat, poprawiony o kolejne nasze doświadczenia, stanowi jądro wskazówek, które jako firma zajmująca się doradztwem logistycznym przekazujemy swoim klientom jako sugestie i wytyczne efektywnego działania w czasie inwentaryzacji okresowej.

9 kroków efektywnej inwentaryzacji:
1. Zatrzymanie ruchu towarowego
2. Uporządkowanie towarów w drodze
3. Oznaczenie towarów nie podlegających liczeniu
4. Właściwe liczenie towaru
5. Weryfikacja, kolejne liczenia i akceptacja inwentaryzacji
6. Wprowadzenie danych do systemu księgowego
7. Wyjaśnienia największych rozbieżności
8. Zamknięcie inwentaryzacji
9. Wznowienie ruchu towarowego

9 kroków efektywnej inwentaryzacji

Inwentaryzacja powinna przebiegać w zamkniętych krokach to znaczy poza pewnymi wyjątkami nie powinno się rozpoczynać następnego kroku, jeśli poprzedni nie został skutecznie zakończony. Bardzo istotne jest, by przed inwentaryzacją przygotować instrukcję działania, która powinna zawierać takie kwestie jak techniczny sposób przeprowadzenia inwentaryzacji czyli sposób rejestracji spisu (z użyciem papierowych arkuszy spisowych czy za pomocą terminali mobilnych), ile razy należy liczyć towar i w jakich przypadkach więcej niż jeden raz, czy i kiedy inicjuje się liczenie komisyjne i jak je traktować. Ważną sprawą jest też określenie z góry czy i kiedy porównuje się stany zliczone ze stanami w systemie informatycznym i jak reagować na rozbieżności między liczeniem a zapisami w systemie.

liczenie i oznaczanie drobnych elementów

Spis z natury powinien odbyć się w następujących krokach:

1. Zatrzymanie ruchu towarowego

Przed rozpoczęciem liczenia należy zakończy wszystkie działania związane z przyjęciem, rozkładaniem, kompletacją i wydaniem towaru. Dostawy należy przyjąć zarówno fizycznie (wprowadzić do magazynu, wystarczy na buforowe lokalizacje dostaw) oraz zatwierdzić dokumenty przyjęć w systemie WMS. Ewentualne dostawy można przyjąć w trybie przyjęcie jako palety, których się nie liczy i nie wprowadza na stan magazynu (co stanowi pewne ryzyko braku kontroli dostawy). Należy wstrzymać przetwarzanie zamówień, w sklepie internetowym, umieścić w nim informacje, że zamówienia złożone po dniu XXX zostaną zrealizowane po dniu YYY itp. Przed rozpoczęciem liczenia należy wydać z magazynu surowców odpowiedni ich zapas, by produkcja mogła pracować przez okres liczenia. Jeśli liczony jest magazyn wyrobów gotowych, których nie da się przechować w buforach produkcyjnych produkcję również należy zatrzymać, bądź zaprojektować sposób odbioru wyrobów gotowych tak, by nie dotykały magazynu podlegającego liczeniu. W szczególnych przypadkach możliwa jest rezygnacja z zatrzymania ruchu, wymaga to jednak indywidualnego podejścia do sytuacji i zaprojektowania w tym celu specyficznych procedur.

2. Uporządkowanie towarów w drodze

Towary w drodze to cały asortyment, który wydany został z magazynu źródłowego, a nie dotarł jeszcze do magazynu docelowego tej samej firmy. Można tu uwzględnić dwa przypadki: towar fizycznie nie dotarł do magazynu docelowego (np. ciągle znajduje się w samochodzie, który przewozi go między dwoma odległymi lokalizacjami) bądź dotarł już do magazynu docelowego, ale przesunięcie nie zostało zamknięte informatycznie (przy czym powodów tego „niedomknięcia” może być wiele). W ramach tego kroku należy ustalić gdzie w rzeczywistości jest ten towar, jeśli zaginął należy go zlikwidować. Jeśli dotarł do magazynu docelowego to należy zamknąć dokument MM związany z tym przesunięciem. W ramach tego działania powinno się rozliczyć wydania z magazynu surowców na produkcję, które rejestrowane są na podstawie receptur (tzw. BOM’ów).

3. Oznaczenie towarów nie podlegających liczeniu

Towar nie podlegający liczeniu to wszystko to co znajduje się w magazynie intencjonalnie poza systemem gospodarki magazynowej. Mogą to być dostawy, które dotarły do magazynu tuż przed inwentaryzacją i zostały odebrane od dostawców jedynie jako np. „N palet od dostawcy DDD”, wydane systemowo, ale jeszcze nie wysłane fizycznie zamówienia klientów, materiały reklamowe, opakowania nie podlegające liczeniu, a czasem letnie opony floty firmowej (a w jednym magazynie widziałem nawet jacht prezesa). W praktyce oznacza się te przedmioty etykietami "Towar nie podlega liczeniu z powodu ..." a na każdej etykiecie należy podać przyczynę wykluczenia z procesu liczenia. W trakcie inwentaryzacji pomija się w liczeniu ten towar. Ten krok (oznaczenie towarów w opisany tu sposób) może być rozpoczęty wcześniej, ale musi być skończony przed rozpoczęciem faktycznego liczenia towaru.

4. Właściwe liczenie towaru

Inwentaryzacja to działanie, które skutkuje efektami zarówno w obszarze gospodarki magazynowej (informatycznie w systemie ERP) jak i w obszarze stanów magazynowych (informatycznie w systemie WMS). W gospodarce magazynowej ilość towaru musi być skojarzona z jego wartością. W obszarze magazynu najważniejsze jest skojarzenie ilości towaru z jego miejscem składowania. W praktyce więc towar liczy się w magazynie, rozlicza w dziale kontrolingu finansowego a księguje w systemie księgowym. Liczenie zaczyna się od założenia arkuszy spisowych (mogą to być arkusze papierowe bądź elektroniczne). W zależności od sposobu prowadzenia liczenia arkusze wypełnia się na papierze bądź z wykorzystaniem skanerów kodów kreskowych. Jako firma nadzorująca inwentaryzacje rekomendujemy podejście w którym osoba licząca nie wie ile i jakiego towaru ma się spodziewać w danym gnieździe magazynowym. Jej celem jest zapisanie (bądź zeskanowanie) lokalizacji, kodu produktu i zliczonej ilości. Każda alejka, każda lokalizacja i każdy towar musi być w tym kroku policzona jeden raz.

5. Weryfikacja, kolejne liczenia i akceptacja inwentaryzacji

W zależności od sposobu liczenia weryfikacja poprawności liczenia odbywa się w różny sposób. Jeśli liczenie odbywa się bez wykorzystania systemu informatycznego (są jeszcze takie magazyny, naprawdę!) weryfikacja bazuje na ponownym liczeniu. Przed rozpoczęciem spisu, w jego instrukcji powinno się ustalić, czy drugie liczenie dotyczy całego magazynu czy jest tylko wyrywkowe i jak wybiera się pozycje do sprawdzenia. Jeśli jest wyrywkowe powinno ustalić się przy jakim poziomie błędów należy powtórzyć spis dla wszystkich lokalizacji i wszystkich towarów.

W przypadku rejestracji liczenia za pomocą programu magazynowego weryfikacja polega na porównaniu spisanych stanów ze stanami zarejestrowanymi w systemie. Wszędzie tam, gdzie występuje różnica powinno wysłać się ponownie policzyć towar. Ale uwaga – jedyną informacją którą można wtedy podać jest to, że pojawiło się podejrzenie, że towar w danej lokalizacji został źle zliczony. Absolutnie nie wolno przekazać jakiej ilości towaru należy spodziewać się w tym miejscu.

Dalej działanie jest spójne dla obu sposobów prowadzenia spisu. Zgodność pierwszego i drugiego liczenia (ewentualnie drugiego liczenia i stanu w systemie WMS, jeśli tak założono to w instrukcji) kończy sprawdzanie tej lokalizacji. Brak zgodności wymusza liczenie komisyjne. Zdarza się, że komisyjne liczenie inicjuje się również dla określonej z góry liczby losowych lokalizacji i/lub indeksów.

6. Wprowadzenie danych do systemu księgowego

Po zakończeniu liczenia i jego weryfikacji stany z arkuszy spisowych należy przenieść do systemu ERP. Jeśli inwentaryzacja prowadzona była elektronicznie (terminale mobilne ze skanowaniem kodów paskowych towarów i lokalizacji) sprawdza się wyłącznie sumy kontrolne danych informatycznych. W przeciwnym wypadku kontroluje się wyrywkowo wpisy z kart papierowych do systemu informatycznego i sumę towarów spisanych np. w alejce (bez względu na indeks) z sumą wprowadzoną do systemu. Po wprowadzeniu danych do systemu generuje się próbne rozliczenie (wstępny protokół różnic).

7. Wyjaśnienia największych rozbieżności

Na podstawie wstępnego protokołu różnic, jeszcze przed zamknięciem inwentaryzacji, porównuje się wynik liczenia ze stanami przed inwentaryzacją zapisanymi w systemie. To działanie polega na poszukiwaniu biznesowych przyczyn niezgodności pomiędzy wynikiem liczenia a stanami księgowymi i wymaga sięgnięcia do pamięci ludzkiej tego co się działo w okresie od ostatniej inwentaryzacji. Zaczyna się zawsze od największych rozbieżności i zazwyczaj szuka się zdarzeń typu przeindeksowanie towaru, kompensaty w obrębie podobnych indeksów czy tych samych indeksów ale w innym kolorze lub rozmiarze (pod warunkiem, że są one ewidencjonowane w tej samej cenie), nierejestrowane zamienniki czy zastępniki, tworzenie setów czy zestawów pod istniejącym indeksem (zamiast pod nowym), zliczenie opakowań zbiorczych zamiast rzeczywistego towaru, przesunięcia towaru do technologów, showroomu itp., itd. Jeśli w tym etapie znajdzie się błędy (np. namierzony towar wypożyczony z magazynu bez dokumentacji) to oficjalnie powinno dokonać się ponownego komisyjnego przeliczenia danego gniazda bądź indeksu (ze sprawdzeniem, że na danym miejscu leży np. rzeczywiście zestaw, bądź towar w innym kolorze a komisja posłużyła się indeksem tylko jednego z komponentów czy indeksem z opakowania a nie z towaru). Oczywiście po przeliczeniu należy ponownie zaimportować arkusze spisowe do systemu księgowego. Wszystkie takie działania powinny być ujęte w protokole jako rozbieżności znalezione przed zamknięciem spisu z ewentualnym zaleceniem zablokowania danego towaru np. do czasu oklejenia go właściwym kodem paskowym bądź wykonania innych działań prostujących rzeczywisty stan.

8. Zamknięcie inwentaryzacji

Zamknięcie inwentaryzacji dokonuje się dokumentami ujawnień i likwidacji (zarówno w systemie WMS jak i ERP, choć jak wcześniej napisałem w każdym z systemów uwzględnia się trochę inne informacje). Zwykłe pokazanie czego zabrakło, a czego jest za dużo w postaci dokumentów księgowych i wpisanie nowych rzeczywistych stanów magazynowych na spisanych lokalizacjach jako bilans otwarcia. Należy pamiętać, że rozbieżności w systemie WMS mogą być (a w zasadzie niemal zawsze są) większe niż w ERP (księgowo znaleziono właściwą ilość towaru, ale na innych miejscach magazynowych).

9. Wznowienie ruchu towarowego

Po rozliczeniu spisu można wznowić ruch towarowy. Następuje odplombowanie bram, odblokowanie zamówień, przyjęcie pierwszych dostaw i uruchomienie pierwszych kompletacji oraz wysyłki do klientów. Firma wraca do życia ... aż do kolejnej inwentaryzacji.

Podsumowanie

Każdy spis z natury powinien wykazać pewne rozbieżności. Najlepiej, jeśli są one niewielkie i towaru jest mniej, niż powinno być. Wbrew pozorom nadmiar towaru jest złym wynikiem, a nadmiar ponad ilość towaru, która przeszła przez magazyn celny to już naprawdę spory problem. Rozbieżności powinny skutkować wyciągnięciem wniosków i wytycznych do zmian operacyjnych, by rozbieżności w następnym roku były mniejsze. Mogą one być bardzo zróżnicowane nie tylko w zależności od branży i rodzaju asortymentu, ale i posiadanego systemu WMS. Warto pamiętać, że sama inwentaryzacja mimo różnych działań kontrolnych może wprowadzić pewne błędy do systemu i zazwyczaj w ciągu kilku tygodni od jej zakończenia może pojawiać się konieczność dodatkowego zliczenia niektórych towarów i ponownego wyjaśnienia rozbieżności. Dlatego tak istotne jest, aby proces liczenia wykonany był bardzo starannie. Zdarza się, że do udziału w inwentaryzacji zaprasza się zewnętrzne firmy audytorskie czy biegłych rewidentów, aby potwierdziły poprawność jej wykonania z punktu widzenia księgowego czy konsultantów logistycznych by zapewnić audyt spisu z natury czy jego zgodność z najlepszymi praktykami magazynowymi.