Inwentaryzacja krocząca. Przygotowanie firmy do jej uruchomienia

Opis usług doradczych z obszaru logistyki oferowanych przez BinCode

Inwentaryzacja krocząca a formalnie ciągła (inne stosowane określenia to stała bądź permanentna) to specyficzny, dopuszczony przez polskie prawo sposób prowadzenia spisu z natury w której obszary podlegające obowiązkowemu przeliczeniu zliczane są w sposób krokowy w ciągu całego okresu rozrachunkowego bez konieczności zatrzymywania działania magazynów. Największą zaletą inwentaryzacji kroczącej jest brak konieczności wstrzymywania działalności biznesowej (np. przyjmowania zamówień i ich wysyłki do klientów, przemieszczania towarów między magazynami czy zatrzymywania zasilania produkcji), jak dzieje się to w przypadku klasycznej inwentaryzacji. Zalety tego rozwiązania rosną wraz z wielkością magazynu (im większy, tym większe zyski ze stosowania tej metody można osiągnąć). Pewnym utrudnieniem jest natomiast konieczność rozbudowy bądź dodania nieistniejących wcześniej funkcjonalności systemu WMS (a czasem też ERP), ściślejszego przestrzegania niektórych procedur związanych z pracą w magazynie czy pewnych zapisów formalno-prawnych w obszarze polityki finansowej firmy aby inwentaryzacja ciągła była traktowana przez urząd skarbowy i audytorów jako wiarygodna i rzetelna.

W niektórych przypadkach istnieje możliwość wprowadzenia spisu z natury prowadzonego w sposób ciągły w obszarze produkcji, jednak wymaga to sprawdzenia bezpośrednio w firmie, czy rozwiązanie to jest możliwe do wdrożenia w tym zakresie.

Usługa oferowana przez BinCode polega na sprawdzeniu, czy firma posiada odpowiednie środki techniczne (lub można je uaktywnić) oraz czy możliwe są zmiany organizacyjne, formalno-prawne i księgowe, które pozwolą na skorzystanie z możliwości inwentaryzacji ciągłej, a następnie doprowadzenie do uruchomienia tego sposobu liczenia (należy pamiętać, że nie ma to nic wspólnego z audytem zapasów, jak niektórym się wydaje). Usługa składa się z dwóch etapów.

Ten etap obejmuje:

• sprawdzenie możliwości technicznych firmy – czy oprogramowanie posiada konieczne funkcjonalności, czy magazyn jest przygotowany technicznie, jeśli magazyn współpracuje z produkcją jakie są ograniczenia wynikające z tej współpracy itp. oraz określenie koniecznych do wprowadzenia zmian
• przegląd procedur intralogistycznych i sposobu pracy w magazynie – czy odpowiadają one wymogom bądź można je dostosować do potrzeb inwentaryzacji ciągłej oraz wytyczne związane z tymi zmianami
• aspekty księgowe – czy rozliczenie spisu prowadzonego krok po kroku przez dłuższy okres czasu jest możliwe i zgodne z polityką finansową firmy, oraz co ewentualnie trzeba zmienić, aby tą zgodność zachować lub uzyskać
• obszar formalno-prawny – przegląd ograniczeń, które mogą zablokować wdrożenie inwentaryzacji ciągłej ewentualnie współpraca z prawnikami firmy w celu wypracowania możliwych zmian w tym zakresie
• analiza sposobu prowadzenia produkcji – sprawdzenie i wypracowanie możliwych sposobów liczenia obszaru produkcyjnego, aby zintegrować je z projektowaną inwentaryzacją kroczącą (jeśli w firmie występuje produkcja)

Ten etap obejmuje:

• wsparcie i nadzór nad realizacją wytycznych z pierwszego etapu wraz z ich ewentualnymi uściśleniami w przypadku, gdy w trakcie wdrożenia pojawiły się szczegóły nie uwzględnione w wytycznych bądź zmianami związanymi z modyfikacją wytycznych trudnych do spełnienia
• wprowadzenie uproszczeń na potrzeby pierwszego uruchomienia inwentaryzacji kroczącej i przygotowania pracowników do nowego podejścia w trakcie spisu z natury
• wsparcie w rozruchu i wdrożeniu nowego sposobu liczenia (nadzór, udział w kilku pierwszych dniach pracy w magazynie i księgowości)
• przygotowanie wytycznych na przyszłość, które pozwolą na optymalizację inwentaryzacji, jej przyspieszenie, szybsze wykrywanie błędów (jak chodźby możliwość uwzględnienia danych podstawowych master data) czy inne ujawnione w toku spisu możliwości optymalizacji

Jeśli spis z natury staje się problemem biznesowym (na zbyt długo zatrzymuje pracę magazynu bądź produkcji) to znak, żeby się do nas zwrócić.