Wycena zapasów a organizacja magazynu

Publikacje firmowe

Wartość aktualnego stanu magazynu wycenia się w sposób zdefiniowany w polityce finansowej firmy. W szczególności wartość ta zależy od metody ustalania kosztów rozchodu czyli zużycia do produkcji bądź sprzedaży. Stosowana metoda wyceny wpływa na wynik finansowego oraz wartość bilansową zapasów. Aby zapewnić rzetelności sprawozdania finansowego wskazane jest, aby realne działanie magazynu odzwierciedlało sposób wyceny zapasów, choć nie jest to warunek konieczny. Istnieją 4 istotnie różne metody wyceny rozchodowanych surowców czy produktów, choć w praktyce pojawia się jeszcze jedna, której absolutnie nie sugerujemy stosować (a nawet jako firma zajmująca się doradztwem logistycznym dążymy do jej wyeliminowania).

FIFO

Strategia FIFO (first in first out) jest metodą zarządzania stanem magazynowym, która zakłada obsługę towarów zgodnie z kolejnością ich przyjmowania na stan magazynu. Jako pierwsze wydawane są towary, które przyjęte były również jako pierwsze (najdawniej). Strategia ta może być strategią księgową (z punktu widzenia rozliczenia finansowego koszt zakupu wydawanego towaru związany jest z najstarszą dostawą) jak i fizycznym sposobem obsługi towaru (wydajemy produkty, które najdłużej leżały na magazynie). Podejście do obsługi towaru jest istotne w przypadku asortymentu, który formalnie nie ma terminu przydatności, ale może ulegać pozornemu starzeniu np. na skutek zabrudzenia (zakurzenia) w strefie składowania i chcemy tego uniknąć. Innym czynnikiem może być chęć wydawania klientom towarów zgodnie (mniej więcej) z kolejnościami numerów seryjnych w przypadku gdy nie musimy ich rejestrować i zarządzać nimi.

Aby zapewnić fizyczną realizację metody FIFO powinno stosować się regały przepływowe. Są to regały w których towar składowany jest w pojemnikach, opakowaniach zbiorczych czy na paletach, które leżą na grawitacyjnych przenośnikach rolkowych (lekko pochylonych w kierunku wyjścia). Pobieranie kolejnych produktów powoduje napływanie coraz nowszych towarów do punktu odbioru, gdyż zasilanie regałów odbywa się z drugiej strony. Regały takie mają swoje zalety i wady, a jedną z istotniejszych jest dość wysoka cena. Innym sposobem na zapewnienie realizacji metody FIFO jest właściwe zarządzanie magazynem przez system WMS. Warto pamiętać, że zastosowanie FIFO w stosunku do fizycznego przepływu towaru nie gwarantuje, że będziemy wydawać najstarszy towar (a tym bardziej z najkrótszym terminem przydatności) a jedynie to uprawdopodobnia (statystycznie podnosi prawdopodobieństwo). Jeśli zależy nam na ścisłym kontrolowaniu przepływu należy użyć innej metody, opisanej dalej w tym artykule.

LIFO

Strategia LIFO (last in first out) to metoda zarządzania zapasami, która zakłada, że jako pierwszy opuszcza magazyn towar, który trafił do niego jako ostatni (jest najświeższy). Z punktu widzenia rozliczenia finansowego koszt zakupu wydawanego towaru związany jest z najnowszą dostawą. Metodę LIFO stosuje się zazwyczaj przy magazynowaniu dużej ilości towarów, często wielkogabarytowych dla których data przydatności nie istnieje, a starzenie się towaru jest nieistotne z punktu widzenia procesu składowania. Towary tak rozliczane składuje się zazwyczaj metodą blokową, czyli wiele nośników towaru jeden na drugim w sposób umożliwiający dostęp jedynie do produktów z pierwszej linii bloku. Najbardziej charakterystycznym przykładem jest składowanie kostki brukowej czy ogólnie elementów betonowych.

Księgowe stosowanie tej metody niemal zawsze powoduje obniżanie dochodu netto i jest korzystne podatkowo, gdy ceny rosną. Polska ustawa o rachunkowości pozwala na stosowanie tej metody wyceny, jednak nie jest ona uwzględniana w Międzynarodowym Standardzie Rachunkowości.

Koszty rzeczywiste

Poza opisanymi wcześniej metodami FIFO i LIFO zapasy magazynowe można wyceniać wykorzystując szczegółową identyfikację rzeczywistych kosztów. Wymaga ona dokładnego kontrolowania po jakiej cenie przyjęte zostały towary bądź materiały wydawane z magazynu. Oznacza to, że każdy egzemplarz produktu musi być indywidualnie śledzony tak, aby w każdej chwili można go było połączyć z kosztem zakupu. Na szczęście rzadko się zdarza, że przy masowych przepływach każdy egzemplarz produktu przechowywanego w magazynie zakupiono w innej cenie. Zazwyczaj każda dostawa w całości dostarczana jest w jednej cenie, w bardzo rzadkich przypadkach w dostawie jest więcej niż jedna partia towaru, przy czym każda partia może być rozliczana w innej cenie. Poprawnie zaprojektowane procesy logistyczne oraz system WMS pozwalają śledzić w magazynie produkty i przypisywać je do partii dostaw. W przypadku oznaczenia produktów numerami seryjnymi bądź numerami partii śledzenie to jest jeszcze łatwiejsze i umożliwia do podwójną kontrolę. Opis procesów i organizacji magazynu tak, aby zapewnić w przepływie towaru szczegółowe śledzenie partii to sprawa na osobny artykuł. W przypadku gdy w magazynie wdrożono opisane mechanizmy do wyceny produktów można stosować następujące strategie:

FEFOfirst expired first out w swobodnym tłumaczeniu oznacza, że z magazynu wydaje się najpierw te produkty, które mają najkrótszy termin przydatności. Metoda ta jest stosowana wszędzie tam, gdzie występują jasno określone terminy przydatności na przykład w handlu spożywczym, w farmaceutykach czy kosmetykach. Warto pamiętać, że część odbiorców może posiadać specyficzne umowy handlowe z dostawcami, które mogą zaburzyć rzeczywisty termin przydatności poprzez wprowadzenie okresów karencji różnych dla różnych odbiorców (jeden klient bez problemu przyjmuje dostawy z terminem przydatności 3 miesiące od chwili dostawy, a inny wymaga aż 12 miesięcy). W takich przypadkach system WMS powinien posiadać funkcjonalność przeliczającą termin przydatności na dozwolony termin dostawy (inny dla każdego klienta). Warto dodać, że samoobsługowe sklepy spożywcze, które nie rejestrują (nie śledzą, nie wiążą) sprzedawanego towaru z partią dostawy stosują mechanizmy merchandisingu, żeby przybliżyć sprzedaż do metody FEFO. Osiągają to poprzez lokowanie na półkach bliższych klientowi (łatwiej dostępnych) towarów z krótszym terminem przydatności a tych z dłuższym terminem na pólkach trudniej dostępnych. Należy jednak pamiętać, że nie jest to klasyczne FEFO.

LOFOlowest in first out. Metoda (a bardziej polityka finansowa firmy), która wymaga typowania do wydawania zawsze najtańszych towarów dostępnych w magazynie. Jest ona użyteczna w przypadku firm dążących do wykazania podwyższonej wartości zapasów. Nie ma pewności, czy nie może zostać zakwestionowana przez służby podatkowe. Przy monotonicznie rosnących cenach dostaw jest tożsama z metodą FIFO.

HIFOhighest in first out. Metoda ta zakłada sprzedaż (wydawanie) zawsze najdroższych towarów dostępnych w magazynie. Przy monotonicznie rosnących cenach dostaw jest tożsama z metodą LIFO. Często prowadzi ona do zaniżenia zobowiązań podatkowych. Nie ma pewności, czy nie może zostać zakwestionowana przez służby podatkowe.

Metoda średniej ważonej cen

W skrócie metoda ta określana jest WAC (od Weighted Average Cost) bądź AVCO. Polega ona na księgowaniu rozchodu przy wykorzystaniu średniej ważonej ceny ich nabycia obowiązującej w chwili sprzedaży. Cena ta jest ustalana przy każdej dostawie towaru na podstawie wielkości zapasów w chwili dostawy i ceny wszystkich dostaw proporcjonalnie do wielkości tych dostaw. W przypadku niewielkich wahań cen metoda ta dość wiernie odzwierciedla rzeczywistą wartość zapasów. Jest dozwolona zarówno przez polskie prawo jak i Międzynarodowy Standard Rachunkowości. Metoda ta w żaden sposób nie jest skorelowana z procesami intralogistycznymi w magazynie i nie wymaga żadnego konkretnego sposobu składowania towaru.

Bałagan w magazynie

Ze względu na odwołanie się do metody AVCO, która nie ma żadnego wpływu na procesy magazynowe należy przywołać tu również metodę określaną żartobliwie wśród doradców logistycznych akronimem FFFO, czyli first find first out. Akronim ten określa firmy, w których panuje bałagan w magazynie, często na tyle duży, że znalezienie towaru do wysyłki bywa dużym wyzwaniem. Metoda ta nie ma wpływu na wycenę zapasów, chyba że uwzględnimy fakt, że nieznalezione towary (niezrealizowane zamówienia) negatywnie wpływają na powiększenie zapasów.

Podsumowanie

Metoda wyceny zapasów pozwala sterować wartością tych zapasów w dość szerokim zakresie. Jednak nominalna wartość tych zapasów nie wpływa na ocenę poprawności procesu zarządzania zapasami pod warunkiem, że do wyceny stosuje się zawsze tą samą metodę. Dzięki temu możliwe jest porównywanie wyników w różnych okresach i na tej podstawie ocena, czy proces zarządzania ulega poprawie czy pogorszeniu oraz czy poziom zapasów rośnie czy maleje i w jakim stopniu. Dodatkowo tekst pokazuje powiązanie między stosowanymi procesami magazynowymi a strategią wyceny. W niektórych przypadkach to powiązanie musi być ścisłe, to znaczy jeśli w magazynie nie pracujemy w konkretny sposób to stosowanie danej metody wyceny nie może być stosowane. Warto pamiętać, że na wycenę zapasów wpływają również zwroty towarów, zwłaszcza w obszarze sklepów internetowych, gdzie ich poziom jest bardzo wysoki. Aby zapewnić poprawną wycenę towarów przy zwrocie konieczne jest jednoznaczne powiązanie dokumentu zwrotu z dokumentem wydania (fakturą) a w szczególności kosztem, który był powiązany z wydaniem towaru.