Zarządzanie zapasami w firmie produkcyjnej i handlowej

Publikacje firmowe

Zarówno w firmach produkcyjnych, jak i handlowych, poprawne zarządzanie zapasami jest istotnym elementem skutecznej i opłacalnej (z punktu widzenia biznesowego) działalności. Celem zarządzania zapasami jest utrzymanie optymalnej dostępności towarów, surowców czy materiałów dla zaspokajania potrzeb klientów (zewnętrznych i/lub wewnętrznych) przy minimalizowaniu kosztów obsługi całego procesu. Chociaż podstawowe zasady zarządzania zapasami są w obu tych przypadkach podobne to istnieją pewne różnice wynikające z różnej specyfiki obu branż.

Prognozowanie popytu

Etapem pierwszym (wspólnym dla obu gałęzi rozważań) jest prognozowanie popytu i planowanie sprzedaży. W idealnym układzie chcielibyśmy wiedzieć co się będzie dokładnie działo w przyszłości: jakiego produktu, w jakiej ilości i cenie rynek będzie potrzebował. Niestety tego typu oczekiwania należy raczej umieścić w kategorii wróżbiarstwo, zamiast w obszarze twardych wskaźników biznesowych. Niemniej jednak, prognozowanie popytu i stworzenie pewnych założeń sprzedażowych (chcielibyśmy osiągnąć jakiś poziom sprzedaży dla danego produktu czy grupy asortymentowej) może stanowić podstawę do dalszych kroków w procesie zarządzania zapasami. Nieprawidłowe prognozy będą prowadzić albo do nadmiernych zapasów (co zwiększa koszt zamrożonego kapitału, koszty składowania i obsługi), lub (z drugiej strony) niedoboru zapasów, co wpływa na zdolność do realizacji zamówień. Zarządzanie zapasami w firmie produkcyjnej jest zazwyczaj bardziej skomplikowane ze względu chociażby na sam czas trwania procesu produkcyjnego co oznacza, że musimy trafić z prognozami w dłuższej perspektywie czasowej.

Istnieje kilka metod (podejść) do procesu prognozowania popytu m.in. bazowanie na analizie danych historycznych, prowadzenie badań rynkowych, wykorzystanie różnych modeli matematycznych czy też modnego ostatnio „zaprzęgnięcia” sztucznej inteligencji do rozwiązania w/w problemu (choć zwracamy uwagę na zdolności konfabulacyjne AI, które mogą prowadzić do przykrych skutków). Metody te omówimy w innym tekście.

Optymalizacja zapasów

Zakładając, że uzgodniliśmy wewnętrznie prognozy popytowe, firmy produkcyjne zaczynają organizować cały łańcuch dostaw surowców i komponentów biorąc pod uwagę ryzyka np. kwestię opóźnienia dostaw (problem towarów w drodze), które mogą skutkować przerwami w procesie produkcyjnym. Niektóre źródła podkreślają tu wagę czynników „miękkich”, czyli właściwych relacji pomiędzy dostawcą a odbiorcą. Firmy handlowe będą koncentrowały się na zapewnieniu wysokiej rotacji zapasów z uwzględnieniem monitorowania poziomu stanów magazynowych i innych czynników np. terminów ważności, które mogą wpłynąć na przydatność zapasu do sprzedaży.

Kolejnym więc krokiem czekających oba rodzaje firm jest optymalizacja zapasów z uwzględnieniem monitorowania trendów i zmian na rynku. Zmiana preferencji klientów, wprowadzenie nowych produktów przez konkurencję czy też inne czynniki np. zmiany regulacji prawnych mogą mieć wpływ na popyt i zapotrzebowanie na określone produkty. Warto pamiętać też, że podejście ilościowe może zostać zachwiane przez wycenę zapasów zależną od polityki finansowej firmy.

Istotne różnice

Istotną różnicą między opisywanymi przypadkami jest to, że niepełna realizacja zamówień u dostawców w firmie handlowej związana jest ze spadkiem obrotów (sprzedaży, marży, zysków) proporcjonalnych do wielkości niezrealizowanych dostaw. W firmie produkcyjnej niezrealizowana dostawa jednego komponentu (np. jednego z tysiąca) może skutkować zatrzymaniem całej produkcji, czyli stuprocentowym spadkiem sprzedaży.

Efektem tej sytuacji jest zupełnie inne podejście do problemu zarządzania ryzykiem związanym z niezrealizowanymi dostawami. W firmie handlowej to ryzyko jest stosunkowo niskie (np. spadek sprzedaży wynikający z braku dostępności produktów komplementarnych) w stosunku do zatrzymania procesu produkcyjnego wynikającego z niedostępności jednego z pozornie nieistotnych surowców w recepturze produkcyjnej.

Podsumowanie

Zarządzanie zapasami w firmach produkcyjnych i handlowych ma wiele wspólnych cech, m.in. prognozowanie popytu i planowanie sprzedaży czy optymalizacja poziomu zapasów (np. z wykorzystaniem metody ABC/XYZ). Istnieją jednak istotne różnice, wynikające ze specyfiki obu biznesów, chociażby z samego istnienia procesu produkcyjnego, jego wymagań, stopnia komplikacji i czasu trwania. W obu przypadkach, oprócz zapewnienia logistyki na najwyższym poziomie należy pilnie śledzić trendy rynkowe (sprzedażowe). Niewłaściwe zarządzanie zapasami może prowadzić bowiem do nadmiernych kosztów lub niedoborów towarów i w konsekwencji utraty klientów.