Audyt zapasów

Opis usług doradczych z obszaru logistyki oferowanych przez BinCode

Zarządzanie zapasami to zespół działań niezbędnych do utrzymywania w firmie efektywnych ekonomicznie i biznesowo stanów materiałów i towarów. Poza samą organizacją procesu zarządzania bardzo istotne jest również sprawdzenie stanu zarówno pod kątem aktualnej sytuacji finansowej firmy jak i związanego z planowanym wdrożeniem bądź kontrolą po zakończeniu wdrożenia odpowiednich procedur. Kontrola taka nazywana jest audytem zapasów i może mieć różne cele, które zostaną opisane dalej. Warto pamiętać, że kontrola stanów może dotyczyć zarówno obszaru operacji (czyli jak są prowadzone działania) jak i inwentaryzacji sytuacji bieżącej. Opisane działania mogą dotyczyć zarówno firm produkcyjnych (i dotyczą wtedy surowców) jak i firm handlowych czy dystrybucyjnych (i obejmują wtedy towary rozprowadzane do klientów).

Cele audytu

Podstawowym celem optymalnego zarządzania zapasami jest doprowadzenie do takiej sytuacji, że stany i/lub wartości surowców i towarów są możliwie najmniejsze tak, by nie wprowadzały zawirowań bądź negatywnych skutków w prowadzeniu biznesu. Bardzo istotne jest, aby tak zdefiniowane stany były stabilne w czasie, to znaczy procedury uzupełniania towarów (np. zamówienia do dostawców) były powtarzalne i odporne na zmieniające się warunki zewnętrzne.

W związku z tym cele audytu można podzielić na dwa rozłączne, uzupełniające się obszary. Pierwszy to sprawdzenie aktualnej sytuacji, czyli zdjęcie tego, co się właśnie dzieje z zakupionymi surowcami i towarami. W praktyce sprowadza się to do kontroli czy jest ich za dużo czy za mało (a w praktyce często oznacza odpowiedź na pytanie których jest za dużo, a których za mało, zwłaszcza gdy na poziomie wielkich liczb wszystko jest w porządku, a produkcja lub sprzedaż kuleją). Drugi obszar to kontrola procedur czyli sposobu pracy, zachodzących procesów i algorytmów działania (ta ostatnia kwestia jest niestety często pomijana w audytach, gdyż jest bardzo trudna do przeprowadzenia, choć często jest bardzo istotna w utrzymaniu właściwego poziomu dostaw).

Formalnie możliwe jest przeprowadzenie audytu tylko w jednym z wymienionych obszarów np. tylko sprawdzenie, czy bieżąca wartość zasobów magazynowych nie jest zbyt duża i nie obciąża przesadnie przedsiębiorstwa. W takim przypadku wynik audytu będzie tylko opisem aktualnej sytuacji bez możliwości żadnego wnioskowania o przyszłej ich wartości. Pozornie mniejszym błędem byłoby skontrolowanie wyłącznie procedur, procesów i algorytmów (zwłaszcza w przypadku, gdy firma myśli o ich usprawnienia), choć warto byłoby wiedzieć jak obecnie działania przekładają się na stany magazynowe (czyli pojawia się powiązanie między oboma obszarami audytu). Jako firma zajmująca się doradztwem logistycznym sugerujemy prowadzenie audytu w obu obszarach.

Opis usługi

Usługa oferowana przez BinCode obejmuje obszar statyczny (odpowiada na pytanie czy stany zapasów w określonych momentach były merytorycznie poprawne) oraz proceduralny (sprawdza, czy sposób zarządzania łańcuchem dostaw jest właściwie zorganizowany i zwymiarowany, aby zapewnić powtarzalność sytuacji). Obszary te opisano poniżej:

Sprawdzenie stanu zapasów

Sprawdzenie aktualnego stanu materiału i towarów nie sprowadza się do liczenia poszczególnych produktów, jak dzieje się to w przypadku klasycznej czy ciągłej inwentaryzacji. Polega to na działaniach analitycznych, które mają pokazać czy zapasy są na właściwym poziomie ewentualnie które z nich znajdują się w nadmiernej ilości, a które można zaliczyć do grupy tzw. niedoborów. Analizy te obejmują przynajmniej następujące obszary:

wskaźnik rotacji
wiekowanie zapasów
⊛ stan surowców i/lub towarów w porównaniu do spodziewanych potrzeb (np. budżetu bądź prognozy sprzedaży)
⊛ parametry dostawców (czasy dostaw, minimum logistyczne, OTIF itp.)
koszty utrzymania zapasów

Po przeprowadzeniu tych (a często większej liczby) analiz następuje krzyżowe porównanie wyników i pierwsze wnioski co do sytuacji w firmie (czy w magazynie pojawia się niepotrzebnie zamrożony kapitał czy też biznes narażony jest na zjawisko sprzedaży utraconej). Zawsze sugerujemy przy tym sprawdzenie wartości historycznych (przynajmniej w kilku charakterystycznych momentach), aby móc określić, czy dana sytuacja to zjawisko chwilowe czy permanentne, ewentualnie wychwycić trend zmian (jesli istnieje).

Kontrola procedur

Samo potwierdzenie poprawnego poziomu zapasów nie daje żadnej pewności, że w przyszłości ten stan się utrzyma. Aby uwiarygodnić powtarzalność bądź wykazać jej brak, poznać przyczyny i zasugerować wytyczne do zmian konieczny jest przegląd części działań związanych z zarządzaniem łańcuchem dostaw. Dotyka on przynajmniej poniższych obszarów:

⊛ przegląd sposobu działania w trakcie składania zamówień (harmonogramy, metody i częstotliwość aktualizacji parametrów dostawców/dostaw, itp.)
⊛ analiza raportów używanych do składania zamówień do dostawców (raport podpowiedzi co i w jakiej ilości zamówić, OTIF, itp.)
⊛ sposób planowania sprzedaży bądź produkcji, metody aktualizacji prognoz i ich kontroli
⊛ dynamika zmian w obszarze indeksów magazynowych (szybkość pojawiania się nowych produktów, zmian w recepturach, możliwości stosowania podobieństw do istniejących wcześniej towarów itp.)
⊛ sposoby postępowania przy niedoborach surowców
⊛ sposoby postępowania przy pojawieniu nadmiarów towarów handlowych (nadmierne zakupy, zmiany zainnteresowania na rynku, problemy z terminami przydatności itp.)
⊛ kontrola, czy działania pracowników są odpowiednio opisane i sposób w jaki rejestruje się zmiany procedur

Na podstawie tych prac szacowana jest wydajność i powtarzalność procesu zarządzania zapasami oraz pojawiają się ewentualne wnioski i sugestie dotyczące zmian w procedurach.

Kiedy zamówić opisaną usługę

Zarządzanie zapasami to bardzo istotny obszar wielu biznesów. Obecna sytuacja polityczno-ekonomiczna na świecie, która skutkuje zerwanymi łańcuchami dostaw i wieloma problemami w obszarze ogólnie rozumianego SCM (Supply Chain Management) powoduje dodatkowe negatywne skutki w tym obszarze. Jeśli na spotkaniach zarządu coraz częściej pojawiają się pytania, czy ponoszone koszty zapasów są uzasadnione biznesowo i ekonomicznie, to znak, że trzeba przyjrzeć się temu problemowi. Dodatkowo gdy magazyn zasobowy zaczyna się przesadnie rozrastać a jego obsługa staje się coraz mniej wydajna potwierdza to tezę, że czas na audyt logistyczny powiązany z audytem zapasów. Podobnie usługa nasza powinna być uruchomiona, gdy produkcja bądź sprzedaż zaczynają spadać nie ze względu na brak popytu, tylko braki w surowcach bądź towarach.